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--- manuais:check_list_inventarios [2021/06/01 20:05]
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moliveira
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-CHECK LIST PARA INVENTÁRIO
+===== Check List Para Inventário =====
-Inventário
+Inventariar o estoque de uma empresa é um dos processos mais importantes para corrigir possíveis distorções ocorridas durante as operações cotidianas, que vão desde lançamentos errados no sistema, até roubo ou perda de mercadoria. Para isso, é feita a contagem de todos os itens contidos no estoque, e lançada no sistema para ser calculada a correção. \\ \\
-Inventariar o estoque de uma empresa é um dos processos mais importantes
+O processo é aparentemente simples, mas devido a vários fatores, não é incomum esse processo acabar em erros, e muitas vezes até mesmo aumentar as distorções, comprometendo ainda mais a posição do estoque no sistema. Para tentar auxiliar na contagem do estoque, a equipe da IWS criou esse checklist.
-para corrigir possíveis distorções ocorridas durante as operações cotidiana, que
+==== 1)  Escolha da data do inventário ====
-vão desde lançamentos errados no sistema, até roubo ou perda de mercadoria.
+A escolha da data do inventário é uma etapa muito importante. É preciso levar em consideração que, durante a contagem, o estoque deverá estar “congelado”, sem entrar ou sair mercadorias. Para definir a data é importante que os responsáveis conheçam as operações da empresa, por exemplo, é muito comum que o pico de venda ocorra na primeira semana do mês, então é razoável que, durante o final do mês anterior, houvesse uma grande movimentação de entrada de mercadoria para se preparar para o inicio do mês, e durante o inicio do mês haja uma grande movimentação de saída. Nesses moldes, sendo bem simplista, o ideal seria uma contagem no meio do mês. Entretanto cada empresa tem sua peculiaridade, e o responsável deve estudar as movimentações passadas para decidir qual o mês e o melhor dia para realizar a contagem. De preferência onde o estoque é menor, e a movimentação de entrada e saída de mercadorias mais fraca.
-Para isso é feito a contagem de todos os itens contidos no estoque, e lançado
-no sistema para ser calculado a correção.
+==== 2)	Definição da equipe de contagem ====
-O processo é aparentemente simples, mas devido a vários fatores não é
+Definir quem e como será feita a contagem é outro passo que requer uma atenção especial, muitas vezes dispensada pelas empresas. É importante que as pessoas que irão fazer a contagem tenham no mínimo alguma familiaridade com os itens que serão contados, pois existem diversos fatores que um leigo poderia negligenciar, por exemplo:
-incomum esse processo acabar em erros, e muitas vezes até mesmo aumentar
+  *	Itens muito semelhantes: “absorvente com abas” e “absorventes sem abas”; ou refrigerante Light e Diet; produtos que se diferenciam, as vezes por um detalhe na embalagem, que se passar despercebido, será contado de maneira incorreta;
-as distorções comprometendo ainda mais a posição do estoque no sistema. Para
+  * “Códigos de caixa” e “código de itens”: é preciso que a pessoa que irá contar saiba a forma da empresa trabalhar, ou seja, se os códigos a serem coletados são apenas o do item, se tem produtos que são controlados por caixa, ou por pack, se existem códigos internos e quais itens são controlados dessa maneira; \\
-tentar auxiliar na contagem do estoque a equipe da IWS criou esse checklist.
+Além de conhecer os produtos e a forma da empresa trabalhar com eles, é preciso que todos os envolvidos estejam cientes de como irá ocorrer a contagem, se será separado por setores da loja por pessoa, e quem ficará com cada setor, isso ajuda na preparação das pessoas e do próximo item desse checklist, pois essa pessoa poderá ela mesmo ser a responsável pela preparação do estoque, ou ao menos checar se a parte que é responsável está bem organizada.
-) Escolha da data do inventário
+Um detalhe importante é verificar a caligrafia dos colaboradores, não é necessário que seja bonita, mas que seja legível. Equipar os colaboradores com pranchetas e canetas é importante.
-A escolha da data do inventário é uma etapa muito importante, é preciso levar
+==== 3)	Preparação do estoque ====
-em consideração que durante a contagem o estoque deverá estar “congelado”,
+A preparação do estoque é fundamental, e é o primeiro passo prático para realizar uma boa contagem. Essa preparação deve ocorrer nos dias que antecedem a contagem, mas não pode ser com muita antecedência, uma vez que a tendência é de que, na correria do dia-a-dia, aos poucos o estoque volte a se desorganizar.
-sem entrar ou sair mercadorias. Para definir a data é importante que os
+A preparação do estoque consiste em organizar os itens no deposito e na área de venda:
-responsáveis conheçam a movimentação da empresa, por exemplo, é muito
+  * Não os deixar misturados, principalmente itens muito semelhantes como “absorvente com abas” e “absorventes sem abas”;
-comum que o pico de venda ocorra na primeira semana do mês, então é razoável
+  * Na medida do possível evitar que o mesmo produto esteja em diversos pontos separados, e caso não tenha como colocar todos juntos, tentar deixar próximo;
-que durante o final do mês anterior tenha uma grande movimentação de entrada
+  * Agrupar produtos de mesma categoria próximos;
-de mercadoria para se preparar para o inicio do mês, e durante o inicio do mês
+  * Colocar os produtos menores em lugares com melhor iluminação; checar se o depósito está bem iluminado;
-tenha uma grande movimentação de saída.
+  * Caso seja inventariado o estoque e a área de venda, segue algumas sugestões:
-Nesses moldes, sendo bem simplista, o ideal seria uma contagem no meio do
+    - Iniciar a contagem pelo estoque;
-mês. Entretanto cada empresa tem sua peculiaridade, e o responsável deve
+    - Antes de iniciar a contagem, abastecer por completo a área de venda, para que não seja necessário mexer no depósito durante a contagem;
-estudar as movimentações passadas para decidir qual o mês e o melhor dia para
+    - Caso o produto tenha muito giro, separar mercadoria que possa ser usado para reabastecer a área de venda durante o a contagem do estoque e realizar a contagem junto com a área de venda;
-realizar a contagem. De preferência onde o estoque é menor, e a movimentação
+  * Verificar se existem produtos separados para devolução, troca, ou reservada para cliente;
-de entrada e saída de mercadorias mais fraca.
+  * Verificar se existem documentos fiscais de entrada ou de saída para serem emitidos, e se existem mercadorias reservadas para esses documentos;
-) Definição da equipe de contagem
+==== 4)	Contagem ====
-Definir quem e como será feita a contagem é outro passo que requer uma
+Finalmente será feito a contagem, nesse ponto é importante algumas dicas para facilitar a coleta dessas informações:
-atenção muitas vezes dispensadas pelas empresas. É importante que as
+  * Uma dica interessante é usar papeis, de preferência coloridos para chamar a atenção, e ao fazer a contagem, o colaborador escreve a quantidade contada, assina seu nome, e cole o papel com fita adesiva de boa qualidade, para não correr o risco de descolar, em um dos itens do agrupamento contado. Esse passo faz como que outro colaborador saiba que aquele conjunto de produtos já foi contado, e quem o contou.
-pessoas que irão fazer a contagem tenham o mínimo de familiaridade com os
+    - Caso produto esteja organizado em diversos pontos do estoque, é preciso deixar claro que a contagem deve ser feita por áreas do depósito, mesmo que mais de um agrupamento do mesmo produto esteja em outra área e no campo de visão do colaborador, não se deve contar o produto de outra área, até que se chegue lá.
-itens que serão contados, pois existem diversos fatores que um leigo poderia
+  * Outra dica é, o colaborador escrever os últimos 6 dígitos do código de barras no papel, para em caso de algum problema saber a que mercadoria pertence a contagem. Entretanto, essa dica pode não ser viável devido ao tempo disponível para realizar a contagem;
-negligenciar, por exemplo:Página 2 de 4
+  * Usar papeis previamente numerados também é importante, pois sabe-se se está faltando alguma das contagens. Para isso, cada colaborador que irá fazer a contagem deverá ficar responsável por um intervalo de numeração, por exemplo:
-• Itens muito semelhantes, “absorvente com abas” e “absorventes sem
+    - O João ficará com as folhas de 0001 a 0500; o José ficará com as folhas de 0501 a 1000. E assim por diante.
-abas”; ou refrigerante Light e Diet; produtos que se diferenciam as vezes
+==== 5)	Coletagem ====
-por um detalhe na embalagem, que se passar despercebido, será contado
+Após ser feita a contagem de todos os itens, fazer a inserção dos itens no sistema, e isso poderá ser feito de duas maneiras, pelo coletor de dados ou diretamente pelo sistema:
-de maneira incorreta;
+  * Coletor de dados: o operador vai até o produto lendo apenas o código de barras do item que possui o papel colado e digitado sua quantidade.
-• “Códigos de caixa” e “código de itens”, é preciso que a pessoa que irá
+o	Ao fazer a leitura o colaborador rubrica o papel para saber quais itens já foram coletados e por quem.
-contar saiba a forma da empresa trabalhar, ou seja, se os códigos a serem
+o	Ao fazer a coleta o colaborador deverá verificar se o código do produto foi lido corretamente pelo equipamento;
-coletados são apenas o do item, se tem produtos que são controlados por
+  * Sistema: nesse caso, o produto é deslocado até o computador para fazer o lançamento de dados, especificamente o item que possui o papel colado, e após lançar e rubricar o papel, de preferência devolver o item ao local de origem.
-caixa, ou por pack, se existem códigos internos e quais itens são
+Para fazer a coleta da contagem, é importante conhecer como o sistema se comporta. No caso do Intellicash, o inventário é a ultima operação do dia, portanto, se a contagem é feita no início do dia, deverá ser coletado com data do dia anterior, caso seja feita a contagem de noite, então deverá ser coletada com a data do dia corrente.
-controlados dessa maneira;
+==== 6)	Checagem da contagem ====
-Além de conhecer os produtos e a forma da empresa trabalhar com eles, é
+Primeiramente deverá retirar os papeis de todos os itens, e fazer a conferencia se não está faltando nenhum papel (pela numeração), e se todos estão rubricados pelo responsável pela coleta.
-preciso que todos os envolvidos estejam cientes de como irá ocorrer a contagem,
+Após essa verificação, é importante realizar a conferência da contagem. Para isso, recomendamos que sejam listados os itens com maiores diferenças e solicitado que outro conferente faça a recontagem para verificar se confere com a contagem anterior, em caso de diferença, refazer uma terceira vez a contagem com um terceiro conferente.
-se será separado por setores da loja por pessoa, e quem ficará com cada setor,
+Caso não seja possível fazer essa conferência antes de reabrir a empresa, deve-se agendar um segundo inventário após um período pequeno (1 ou 2 semanas), apenas para os itens de maior diferença. A partir dessa conferência, sabe-se se o inventário foi bem feito ou se deverá descartar o inventário realizado.
-isso ajuda na preparação das pessoas e do próximo item desse checklist, pois
-essa pessoa poderá ela mesmo ser a responsável pela preparação do estoque,
+==== 7) Preparação de Coletores ====
-ou ao menos checar se a parte que é responsável está bem organizada.
+Quando se utiliza o IntelliStock é importante verificar as condições dos coletores de dados.
-Um detalhe importante é verificar a caligrafia dos colaboradores, não é
-necessário que seja bonita, mas que seja legível. Equipar os colaboradores com
+No dia Anterior à contagem deixe os coletores recebendo carga na bateria.Efetue a [[intellistock:versoes:3.0.1.3|atualização do cadastros de produtos.]] No IntelliStock os inventários trabalham de forma off-line, por isso é necessário que os dados cadastrais de produtos sejam alimentados via conexão USB, desse modo, quando for fieta a leitura de um produto, as chances do coletor indicar que o **Produto não está cadastrado** são menores.
-pranchetas e canetas é importante.
-) Preparação do estoque
+<note important>Nesses casos em que a identificação do produto não ocrrer, deve-se separar uma unidade do item para que seja feita a inclusão do código desconhecido no cadastro do produto correspondente, ou mesmo cadastrado se for um produto não cadastrado no IntelliCash.</note>
-A preparação do estoque é fundamental, e é o primeiro passo prático para
-realizar uma boa contagem. Essa preparação deve ocorrer nos dias que
+Se por ventura, a equipe que irá trabalhar no inventário não tiver expericência com coletores de dados ou com o IntelliStock, é recomendável que se faça um treinamento com cada indivíduo, apresentando o programa e suas funcionalidades. Se houver um conjunto de coletores diferentes uns dos outros, é recomendável que o operador trabalhe com o mesmo coletor em que recebeu o treinamento.
-antecedem a contagem, mas não pode ser com muita antecedência, uma vez
-que a tendência é de que na correria do dia-a-dia, aos poucos o estoque tende
+O IntelliStock permite que os arquivos de contagem sejam renomeados, mas pode haver problemas em gerar o arquivo caso o nome escolhido contenha caracteres especiais (-/;\,.-_="').
-a se desorganizar.
-A preparação do estoque consiste em organizar os itens no deposito e na área
+Já o IntelliStock Android divide diferentes categorias de contagens por pastas, nomeando os arquivos com o formato de data "aaaaMMddHHmmss.txt".
-de venda,
-• não os deixar misturados, principalmente itens muito semelhantes como
-“absorvente com abas” e “absorventes sem abas”;
-• na medida do possível evitar que o mesmo produto esteja em diversos
-pontos separados, e caso não tenha como colocar todos juntos, tentar
-deixar próximo;
-• agrupar produtos de mesma categoria próximos;
-• colocar os produtos menores em lugares com melhor iluminação; checar
-se o depósito está bem iluminado;
-• caso seja inventariado o estoque e a área de venda, segue algumas
-sugestões:
-o Iniciar a contagem pelo estoque;Página 3 de 4
-o Antes de iniciar a contagem, abastecer por completo a área de
-venda, para que não seja necessário mexer no depósito durante a
-contagem;
-o Caso o produto tenha muito giro, separar mercadoria que possa
-ser usado para reabastecer a área de venda durante o a contagem
-do estoque e realizar a contagem junto com a área de venda;
-• Verificar se existem produtos separados para devolução, troca, ou
-reservada para cliente;
-• Verificar se existem documentos fiscais de entrada ou de saída para
-serem emitidos, e se existem mercadorias reservadas para esses
-documentos;
-) Contagem
-Finalmente será feito a contagem, nesse ponto é importante algumas dicas para
-facilitar a coletagem dessas informações:
-• Uma dica interessante é usar papeis, de preferência coloridos para
-chamar a atenção, e ao fazer a contagem o colaborador escreve a
-quantidade contada, assina seu nome, e cole o papel com fita adesiva de
-boa qualidade, para não correr o risco de descolar, em um dos itens do
-agrupamento contado. Esse passo faz como que outro colaborador saiba
-que aquele conjunto de produtos já foram contados, e quem o contou.
-o Caso produto esteja organizado em diversos pontos do estoque, é
-preciso deixar claro que a contagem deve ser feita por grupos que
-estão juntos, mesmo que mais de um agrupamento do mesmo
-produto estejam no campo de visão do colaborador, não se deve
-contar tudo junto.
-• Outra dica, é o colaborador escrever os últimos 6 dígitos do código de
-barras no papel, para em caso de algum problema saber de onde era essa
-informação, entretanto essa dica pode não ser viável devido ao tempo
-disponível para realizar a contagem;
-• Usar papeis previamente numerados também é importante, pois sabe-se
-se está faltando alguma das contagens. Para isso cada colaborador que
-irá fazer a contagem deverá ficar responsável por um intervalo de
-numeração, por exemplo:
-o O João ficará com as folhas de 0001 a 0500; o José ficará com as
-folhas de 0501 a 1000. E assim por diante.Página 4 de 4
-) Coletagem
-Após ser feita a contagem de todos os itens, fazer a inserção dos itens no
-sistema, e isso poderá ser feito de duas maneiras, pelo coletor de dados ou
-diretamente pelo sistema:
-• Coletor de dados: o operador vai até o produto lendo apenas o
-código de barras do item que possui o papel colado e digitado sua
-quantidade.
-o Ao fazer a leitura o colaborador rubrica o papel para saber
-quais itens já foram coletados e por quem.
-o Ao fazer a coletagem o colaborador deverá verificar se o
-código do produto foi lido corretamente pelo equipamento;
-• Sistema: nesse caso o produto é deslocado até o computador para
-fazer o lançamento de dados, nesse caso deverá ser levado o item
-que possui o papel colado, e após lançar e rubricar o papel, de
-preferência devolver o item ao local de origem.
-Para fazer a coletagem da contagem, é importante conhecer como o sistema se
-comporta, no caso do Intellicash, o inventário é a ultima operação do dia,
-portanto se a contagem é feita durante o dia, deverá ser coletado com data do
-dia anterior, caso seja feita a contagem de noite, então deverá ser coletada com
-a data do dia corrente.
-) Checagem da contagem
-Primeiramente deverá retirar os papeis de todos os itens, e fazer a conferencia
-se não está faltando nenhum papel (pela numeração), e se todos estão
-rubricados pelo responsável pela coletagem.
-Após essa verificação, é importante realizar a conferência da contagem, para
-isso recomendamos que seja listados os itens com maiores diferenças e
-solicitado que outro conferente faça a contagem para verificar se confere com a
-contagem anterior, em caso de diferença, refazer uma terceira vez a contagem
-com um terceiro conferente.
-Caso não seja possível fazer essa conferência antes de reabrir a empresa, devese agendar um segundo inventário após um período pequeno (1 ou 2 semanas),
-apenas para os itens de maior diferença. A partir dessa conferência sabe-se se
-o inventário foi bem feito ou se deverá descartar o inventário realizado

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