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Existem alguns convênios que costumam a enviar para a empresa conveniada planilhas discriminando seus funcionários e seus limites de crédito. Pensando em minimizar o trabalho do usuário a INTELLIWARE aprimorou essa parte do sistema no INTELLICASH. Para acessar a tela de Cadastro de Convênios, basta ir a Gerenciamento → Cadastro → Convênios.

Após localizar o convênio desejado, o usuário poderá importar a planilha para o sistema INTELLICASH, mas para tal a planilha deverá estar no formato indicado nesse manual. O primeiro campo será o “REGISTRO” do funcionário no empresa que ele trabalha, seguido de “NOME”, “CPF” e etc. conforme a figura 2, e na aba inferior renomear como “CADASTRO”.

Na segunda aba da planilha deverá ser renomeada como “CREDITO”, com os campos “REGISTRO”, “NOME” e etc. conforme a figura 3.

Ao Clicar no botão “Importar”, o sistema pedirá para o usuário a data do período de liberação do crédito, após a escolha da data o usuário deverá localizar a planilha no seu computador. Obs.: Não faça importação com Excel aberto, pois poderá ocorrer um erro, caso isso aconteça, feche o Excel e tente importar novamente.

Caso exista algum conveniado que não conste na planilha o usuário poderá inseri-lo manualmente, desde que a mesma esteja cadastrada como cliente. Se não estiver cadastrado entre em “Gerenciamento→Cadastro→ Clientes” e cadastre-o. Primeiramente o usuário deverá colocar o nome do conveniado em cliente e logo a após clicar no botão “Inserir”, o sistema localizará este com seus dados e inserirá no convênio escolhido.

Dando dois cliques no nome do conveniado ou sistema direcionará para aba “Histórico”, aonde usuário poderá visualizar mediante a aplicação de um período de inicio e término, o cupom fiscal que está vinculada a compra de determinado usuário e seus respectivos produtos.

Na aba de “Notas Fiscais”, serão representadas as “NFs” do convênio que foram emitidas entre as datas de início e término, os “Faturamentos” e “Cupons” vinculados a mesma.

Já na aba “Relatórios”, o usuário poderá visualizar os conveniados que efetuaram compras ou não em um determinado período, já na aba “Mensal”, o sistema representará graficamente o “Dia”, “Valor“ e “Quantidade de Conveniados” que efetuaram compras.

Tem o objetivo de cadastrar as formas de recebimento na retaguarda (INTELLISCASH) e ser exportada para frete de caixa “EasyCash” (especifico para esse produto). Para acessar a tela de Cadastro de Convênios, basta ir a Gerenciamento → Cadastro → Formas de Recebimento EasyCash.

Para efetuar o cadastramento da forma de recebimento, basta clicar no botão novo quadrante superior da tela conforme a figura 2.

Efetuado esse procedimento o sistema abrirá uma nova tela para ser preenchida com os dados necessários e pertinentes a essa forma de recebimento. No exemplo abaixo temos uma demonstração de como e feito o cadastro. Primeiramente o usuário deverá escolher a “Forma de Recebimento” e os fatores que são pertinentes a essa formas, conforme a figura 3.

Note que na mesma tela a configuração de cheques está desabilitada, pois está opção será habilitada quando o mesmo estiver na Forma de Recebimento. Sendo assim o usuário poderá preencher os campos da aba “Configurações de Cheques”.

Efetuado o cadastro o sistema já puxará do banco de dados todos os PDV cadastrado na retaguarda, deixando assim os PDV vinculados aquele recebimento.

O usuário poderá alterar, excluir ou excluir todas clicando com o botão direito do mouse, criar um novo caso seja necessário por motivo de algum tipo de mudança na forma de recebimento.

Após clicar nos botões Novo e Alterar ao sistema apresentará uma nova tela aonde o usuário digitará qual é o pai daquela forma de recebimento. Ex.: sempre será a centena correspondente a forma de recebimento (1 dinheiro, centena correspondente 100).

Escolhendo o Pai da conta o sistema mostrará os possíveis PDVs para ser alterado ou novo, se estiverem excluído todos os PDVs o usuário poderá fazer todos selecionando a opção “Selecionar todos PDVs”.

O Fechamento de caixa no Sistema se divide em duas etapas e (digitação e confirmação).

A primeira se encontra em Gerenciamento → Financeiro → Tesouraria →Movimento dos Pdvs, onde são informados pelo usuário os valores de cada caixa (valores que estão na empresa) separados por espécies (Dinheiro, Cheque (Cheque a Vista), Cheque Pré, Convênios (Agentes que compram nesta modalidade), Funcionários (Funcionários do estabelecimento), Clientes (Clientes de Crediário) e os Cartões. Para fazer este procedimento, selecione a Data do Fechamento, o PDV (Caixa), o Operador (Os operadores devem ter cada um seu usuário cadastrado no Frente de Caixa) e o Turno, depois clique em Aplicar, logo em seguida digite os valores de acordo com as espécies apresentadas e depois clique em Ok.

Obs. Na coluna ao lado da digitação das espécies o sistema mostra quais caixas foram importados do frente de caixa e seus respectivos turnos.

A segunda etapa se encontra em Gerenciamento → Financeiro → Tesouraria → Fechamento de Caixa, onde os dados informados pelo usuário são confrontados com os dados informados pelo operador de caixa no Frente de Caixa e finalmente o sistema processa e confirma os dados do fechamento.

Para realizar a comparação dos dados, basta selecionar a Data do Fechamento, o PDV (Caixa), o Operador e o Turno, depois clique em Aplicar. O sistema irá mostrar uma coluna com o valor das espécies digitadas pelo usuário (Valor), outra com as espécies que o operador de caixa informou no Frente de Caixa (Valor Sis.) e uma coluna mostrando a diferença entre o valor informado pelo usuário e o valor informado pelo caixa (Diferença). Verificando as diferenças e clicando duas vezes nas espécies para poder descobrir o erro e arrumá-lo, o sistema irá apresentar uma tela com os cupons da espécie selecionada e o usuário poderá clicar com o botão direito em cima do cupom errado/desejado e executar algumas ações(Cancelar(Cancela o Cupom), Remanejar (Remaneja o cupom para a espécie correta), Novo Cupom (Cria um cupom se necessário (Sangria/Suprimento), Alterar Cliente do Cheque (Arruma o agente o Cheque), Alterar Vencimento do Cupom (Informa outro vencimento ao cupom), Descrição (Descrição da Sangria/Suprimento) e Mudar Cupom para Sangria (Muda o tipo do cupom criado para Sangria). Obs. Nos detalhes dos PDVs digitados o sistema apresenta a Abertura do Caixa(data e hora de sua abertura), Fechamento do Caixa(data e hora de seu Fechamento) e Data de Fechamento do Caixa no sistema (data e hora do fechamento de caixa no sistema).

Feito o procedimento descrito acima, com as diferenças zeradas (o dinheiro pode apresentar uma pequena diferença devido ao arredondamento do troco feito pelos operadores de caixa), o usuário poderá confirmar parcialmente este caixa clicando no botão Ok. Obs. Se for preciso excluir a digitação parcial, clique com o botão direito e selecione a opção “Excluir Confirmação Parcial”.

Após confirmar todos os caixas do dia (o campo Conf. Parcial estará marcado), clique no botão Confirmar para que o sistema finalmente processa e confirma os dados do fechamento. Obs. Se for preciso estornar o Fechamento (o campo Conf. Geral estará marcado), clique com o botão direito e selecione a opção “Estornar Fechamento”.

Foi criado um relatório para apresentar os itens cancelados no frente de caixa. Esse relatório exibe as informações online caso o frente esteja configurado para trabalhar online ou de acordo com a importação de vendas. O relatório conta com algumas abas para melhor visualização da informação.

A intenção desse procedimento está na possibilidade de repassar para o cliente o preço atualizado dos produtos que foram adquiridos anteriormente, permitindo o acompanhamento dos preços sem que haja alguma defasagem em relação aos produtos. Antes de fazer esse procedimento o usuário deverá ir a Gerenciamento → Configuração → Outras Configurações. Nesta tela procure pela configuração ‘5501’ que tem como descrição a seguinte frase ‘Correção automática do débito de acordo com o valor atual’, no campo configuração desta tela deixe-a com ‘Sim’ clicando no botão Editar.

Após reinicie o sistema para que o mesmo recarregue com as devidas configurações. Nesta etapa o usuário poderá procurar o cliente e efetuar o devido recebimento com o preço do dia atualizado, ainda podendo imprimir os detalhes do cupom da baixa que foi realizada. Após selecionar qual registro deseje baixar, vá até o botão receber e clique com o botão direito do mouse e escolha a opção ‘Imprimir Hist. De Preço Atualizado’. Obs.: Uma vez selecionada está opção o sistema guardará para os outros recebimentos.

Caso o usuário deseje obter esta impressão após a baixa, poderá ser feito acessando a aba histórico de pagamento escolhendo o registro que se deseja imprimir e clicando com o botão direito do mouse.

O sistema fornece um relatório para acompanhar os recebimentos dos cartões e suas respectivas taxas. Para acessar a tela de Relatório de Cartões, basta ir em Gerenciamento → Relatórios → Gestão Financeira → Relatório de Cartões.

Neste relatório, o cliente pode selecionar o Tipo de Cartão (Todos – Débito – Crédito) , colocar o período desejado (Data de Pagamento) e clicar em Aplicar. O sistema irá mostrar o “Cartão”, seu “Tipo”, “Total de Vendas”, “Total de Taxas” e “Total Líquido”.