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Conciliação de Cartões

Obs.: Antes de qualquer configuração certifique-se que exista um contrato com a operadora de cartões para que a mesma disponibilize os arquivos necessários para a conciliação.

Para que o processo de Conciliação de Cartões funcione corretamente se faz necessário que o fechamento de caixa seja feito todos os dias.

Acesso as Funcionalidades

Para ter acesso a todas as funcionalidades do Intercâmbio Bancário basta acessar a interface que se encontra em (Gerenciamento → Financeiro → Tesouraria → Conciliação de Cartões).

Cadastrando de Layout do Cartão

Para dar início ao processo de conciliação é necessário que crie o tipo de operadora que desejada.

No momento o sistema está tratando apenas dados da Cielo

Para realizar o cadastramento da operadora, basta clicar no botão “Novo” (Gerenciamento → Financeiro → Tesouraria → Conciliação de Cartões, com a aba Layout do Cartão e Layout Retorno selecionada).

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Logo após ser clicado o botão “Novo”, o sistema liberará uma nova tela para a descrição do layout.

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No campo “Descrição” o usuário preencherá com o nome da operadora que deseja cadastrar.

Indentificação

Logo após ser clicado o botão “OK”, a aba “Identificação” estará habilidata para ser montada a estrutura de identificação da operadora de acordo com seu respectivo manual, lembrando no exemplo a seguir as cofigurações se referem a operadora “Cielo”.

O grupo Cabeçalho é reconhecido pelo caracter 0 (zero), refere-se a primeira linha do arquivo onde identificaremos se o arquivo que foi importado está relacionado as “Vendas” ou “Pagamentos” os mesmos se identificam como sendo 3 e 4 respectivamente, encontrados na posição 48 com o tamanho de 2 caracteres.

O grupo Resumo de operações - RO é distinguido pelo caracter 1 (um), como o próprio nome diz está agrupando as vendas de acordo com o produto (cartão) que foi enviado pela Cielo. Neste seguimento podemos identificar qual foi o meio de captura da venda ou seja se foi efetuado via “PDV”, “POS” ou “e-Commerce” assinalado pelos números 2, 1 e 3 respectivos, os mesmos serão encontrados na posição 223 com o tamanho de 2 caracteres. Outro campo que não se pode esqueçer e o Núm. da Op. que faz ligação entre o resumo de operação com o comprovante de venda está localizado na posição 188 e contém 22 caracteres de tamanho.

O Grupo Comprovante de Venda - CV é reconhecido pelo caracter 2 (dois) e como já mencionado no resumo de operações ele faz o detalhamento do RO, nele estará contido o BIN a sigla se refere à expressão em inglês Bank Indetification Number, que significa “Número de Identificação Bancária”, ele corresponde aos 6 primeiros números do cartão, localizado na posição 19 com o tamanho de 6 caracteres. O campo NSU número sequencial, também conhecido como número do documento, que identifica a transação no dia em que ela foi realizada, loacalizado na posição 93 com tamanho 6. Dt da Venda identifica a data em que a venda foi realizado, localizado na posição 38 e com o tamanho 8 e com o formato aaaammdd e Núm da Op. como já relatado no resumo da operação esse número fará o vínculo do comprovante de venda com o resumo de operação, está localizada na posição 189 e com o tamanho de 22 caracteres.

No Grupo Diretório será configurado o Diretório dos Arquivos onde o sistema irá sugerir quando for importar o retorno.

Produtos

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Já na aba Produtos o usúario cadastrará onde se localiza os produtos que foram enviados no arquivo fornecido que fica na posição 233 com o tamanho 2 e na linha 1 (linha que identifica o resumo da operação), após preenchidos os campos basta clicar no botão atualizar, em outras palavras esses produtos que estão sendo cadastrados nada mais é do que códigos dos cartões que constarão no arquivo importado.

Para cadastrar um produto basta clicar no botão Nova Linha o sistema abrirá uma interface onde será colocado o código do produto a descrição dele e se houver necessidade vinculá-lo a outros cartões, o usuário poderá também alterar e excluir os registro que foram cadastrados incorretos atráves dos botões Excluir Linha e Alterar Linha. Tais produtos e respectivos códigos constaram no manual cedido pela operadora.

O vinculo dos cartões se dará caso exista a necessidade de desempate pelo sistema para registros POS por desavenças entre os produtos cadastrados e o que consta no retaguarda

Status do Pagamento

Processo semelhante se dará na aba Status do Pagamento, o usuário identificará a posição, tamanho e linha em que se encontra no arquivo, isto serve para identificar a situação em que se encontra os créditos enviados ao banco, no nosso caso está localizado na posição 123 com tamanho 2 e na linha 1 (Linha que identifica o resumo de operação), Ao clicar no botões Nova Linha, Excluir Linha e Alterar Linha, poderá ser cadastrado os status que constarão no manual da operadora e a ação que deverá ser tomada.

Sugerimos que ação de Baixar seja somente quando o status seja Pago

Rejeição

Na aba Rejeição serão cadastrados os motivos de rejeição e será igualmente preenchida a Status de Pagamento, exceto pela ação, pois se trata apenas de informações.

Validação

Finalizando com a aba Validação, teremos que preencher os dados necessários para podemos concluir o processo de configuração. Començando com o campo Dt. de Pagamento (data prevista de pagamento) esse com o formato aammdd, Valor Bruto (somatório dos valores de venda), Valor Desc. (valor da comissão descontada sobre as vendas), Valor Líquido (valor das vendas descontado o valor da comissão) e Taxa do Cartão (percentual de comissão aplicado no valor da transação) todos esses campos localizados na linha 1 (Linha do RO) com as respectivas posições 32, 45, 59, 87 e 210 e suas posiçoes em 6, 13, 13, 13 e 4. E por último dos campos que estão localizados na linha 2 (Linha do CV) Valor da Compra (valor da compra ou da parcela que foi liberada, no caso de venda parcelada na loja) e Parcela Liberada (no caso de venda parcelada, será formatado com o número da parcela que está sendo liberada. No caso de venda à vista, será formatado com um), esse dois campos com os tamanhos 47 e 60 e na posição 13 e 2.

Importação do Arquivo de Retorno

Com todas as confugurações já preenchidas o sistema está apto para importar os arquivos arquivos. Primeiramente deveremos importar o arquivo de Vendas para que o sistema possa fazer a ligação das vendas junto ao fechamento de caixa (isso para que o sistema tenha o total rastreio das informações que foram transitaram pelo PDV). Para tal procedimento deveremos estar na aba Conciliação e clicar no botão de Importar Retorno

Se o arquivo que está sendo importado não for o de Vendas ou Pagamentos o sistema apresentará a seguinte mensagem:

Vendas (Conciliação de Vendas)

O sistema abrirá uma inteface para que o usuário possa escolher o arquivo que recebe da operadora.

Lembrando que se recomenda puxar o arquivo de Vendas primeiro

Após esse procedimento o sistemas começará a ler o arquivo da operado e comparar com o que está no fechamento de caixa. Nesse processo o sistema já está conciliando os cartões que foram enviados da operadora com os existentes no fechamento de caixa. Decorrido esse período se abrirá uma interface com os dados da Adminstradora e do Cliente.

Esse processo pode levar alguns minutos dependendo da movimentação financeira do cliente

Com a interface já disponível na tela o usuário poderá realizar os seguintes filtros Todos (todos os registros que estavão no arquivos), Conciliados (todos os registro já cocnciliados pelo sistema) e Não Conciliados (todos os registros que não foram conciliados pelo sistema), navegar pelos cartões que foram enviados pela operadora e se desejar marcar a opção Mostrar somente registros com taxas diferentes.

Já com o filtro em Não Conciliados, o usuário poderá tentar Conciliar os registros selecionados na grade que se refere a Administradora com a grade de Clientes. Esse processo poderá também ser feito para Desconciliar quando ultilizando os filtros Todos (desde que esteja desconciliado, no caso o campo conciliado não esteja marcado) e Conciliados.

Para conciliar basta selecionar o registro desejado, clicar com o botão dieito do mouse e selecionar a opção Conciliar.

O usuário poderá conciliar mais de um registro quando o Valor e número de NSU estiverem próximos utilizando as teclas SHIFT (vários registros em um intervalo) ou CTRL (selecionando registro a registro) para selecionar os registros desejados

Ao conciliar o sistema exibirá uma interface onde mostrará os registros que ainda não foram concilidados e os mesmos provém dos dados pertinentes ao registro selecionado (filtro baseado em data e valor). O Usuário deve selecionar o registro que correspondente ao produto (cartão) cadastrado.

Ao fechar a interface de comparação o sistema voltará para interface inicial da Conciliação de Cartões, para ter acesso a informações nessa interface basta que o usuário selecione a aba Vendas, Tipo de Cartão (operadora cadastrada), Início (dia em que foi realizado as vendas e houve a concicliação de vendas) e Término (o mesmo processo do início).

Já com os dados preenchidos na grade, com o botão direito do mouse o usuário poderá como foi dito antes Conciliar, Desconciliar(esses dois já foram explicados anteriormente), Detalhes do Retorno e Ir para o arquivo.

Ao clicar no Detalhes do Retorno abrirá uma interface para demonstrar particularidades do registro selecionado.

Caso o usuário clique em Ir para o arquivo o sistema abrirá novamente a interface de comparativa de vendas.

Pagamento

O procedimento para importar o arquivo de pagamento é igual ao processo de de importação do arquivo de vendas, o sistema juntará os valores enviados pela operadora de acordo com produto (cartão) e comparará com os valores que foram agendados pelo sistema. O sistema abrirá uma interface para demonstrar as baixas realizadas se não houve diferenças ou que seja menor que a configuração 5203 - Valor Máximo da Diferença para Baixa na Conciliação de Cartões.

A Baixa será efetuada na conta de acordo com o cadastro de cada cartão

Semelhantemente a conciliação de venda, esse processo poderá levar alguns minutos dependendo do volume fincanceiro do cliente

Análogo ao comparativo de vendas o sistema demonstrará filtros Todos (todos os cartões que foram processados), Baixados (os cartões que foram baixados se não existir diferença ou conforme a configuração 5203) e os Não Baixados, permitirá navegar através de Cartão e selecionar se deseja Mostrar somente registros com taxas diferentes.

Com relação as cores dos registros desta tela destacamos:

  • Se o registro estiver na cor preta, a conciliação ocorreu de forma correta e foi baixado o agendamento
  • Se o registro estiver na cor vermelha o agendamento não foi baixado pelo sistema devido alguma diferença
  • Se o registro estiver na cor azul o agendamento foi baixado pelo usuário do sistema
  • E se o registro estiver na cor laranja existe uma diferença de taxas entre o registro do sistema e o da administradora do cartão.

Clicando com o botão direito do mouse o sistema apresentará um menu onde o sistema demonstrará Detalhes da Baixa, Mostrar Diferenças e Baixa Cartão (esses dois só serão habilitados se o resgistro selecionado estiver em vermelho).

Em Detalhes da Baixa o sistema demonstrará os detalhes financeiros pertinentes ao registro selecionado.

Em Mostrar Diferenças o sistema constatará as diferenças que provocaram a causa da diferença demonstrada.

Em Baixa Cartão, o sistema abrirá a interface de para o usuário realizar a baixa manualmente conforme o extrato bancário que estiver em posse se o sistema não conseguiu dar a baixa automaticamente no regisro em questão.

Em Forçar Baixa o sistema irá baixar o valor de acordo com o valor informado pelo operadora de cartão.

Após o fechamento da interface de baixas o sistema voltará para tela inicial de Conciliação de cartões, para visualização das baixas realizadas o usuário deverá selecionar a aba Pagamentos e realizar o processo igual para a efetuado na aba vendas.

Com a grade preenchida o sistema demonstrará cartão por cartão que foi baixado, dando também a opção para os mesmos filtros que foram demonstrados na interface da baixa (que antes era por montante).

Ao clicar no menu Detalhes do Retorno o sistema abrirá uma interface para para descrever particularidades relativas ao registro selecionado.

Em Detalhes Financeiros o sistema exibirá a qual montante financeiro o registro selecionado pertence.

E por fim em Ir para Arquivo voltará para interface de Conciliação de Cartoes - Baixas.

Arquivos

Já na aba Arquivos, para ter acesso ao conteúdo o usuário deverá selecionar o Tipo de Cartão (operadora cadastrada), as datas de Início e Termíno em que os arquivos de Vendas e Pagamento foram importados.

Já com os dados exibidos na tela (como por exemplo na tela acima), ao selecionarmos a opção Mostrar Detalhes do Arquivo, o sistema apresentará os detalhes do arquivo sendo ele de Vendas ou Pagamentos conforme o registro que esteja selecionado. Essa seria uma descrição detalhada do arquivo que foi importado outrora.

Esse procedimento pode ser lento dependendo do montante financeiro(tanto arquivo de venda ou pagamento) realizado pelo cliente

E por fim, ao clicar no botão Mostrar Conciliação o sistema abrirá a interface de Conciliação de Vendas - Comparativo, se o mesmo estiver selecionado no registro referende a Vendas e Conciliação Cartões - Baixas caso o registro esteja em Pagamentos.