Importação de NF de Entrada

A importação de NF de Entrada é um processo que visa agilizar e trazer mais segurança na entrada de notas.

A importação de Nota fiscal pode ser feito através:

• XML da NF-e emitido pelo Emitente
• Chave de Consulta da NF-e consta no DANF-e
• IntelliStock - via Coletor de Dados

A vantagem de utilizar o XML ou a Chave de consulta é a garantia da entrada ser feita de acordo com o documento fiscal emitido, a desvantagem é que devido a divergencias cadastrais, não seja contabilizada a entrada do produto certo, gerando erros de estoque.

A vantagem de utilizar o IntelliStock, é a garantia da entrada seja feita no produto que realmente chegou, pois a conferencia é feita pelo código de barras do produto e conferida a quantidade, a desvantagem é que as demais informações como valor, impostos não são informados.

O ideal é a utilização dos dois métodos juntos, onde os produtos são verificados pelo IntelliStock, e a Nota Fiscal lançada através do XML. No IntelliCash isso é possivel seguindo as instruções abaixo:

Na janela de Nota Fiscal, o botão Importar exibe as informações de importação para Nota Fiscal disponíveis no Intellicash: No submenu Entrada são exibidas as opções de importação disponíveis apenas para nota fiscal e entrada, e para isso é preciso lançar os dados da capa da Nota Fiscal. Disponiveis para entrada temos: Coletor (Intellistock) e Pedido de Compra.
No submenu Saida temos a opção de importação de Orçamento de Venda, para disponibilizar essa opção é preciso lançar os dados da capa da Nota Fiscal.
A opção Cupom Fiscal, é utilizada para emitir Nota Fiscal a partir de cupons fiscais, que podem ser tanto para entrada como para saída, por isso é preciso lança os dados da capa da Nota Fiscal.
As últimas opções, Importar XML e Capturar XML pela Chave, são métodos que independem da capa da Nota Fiscal, e por isso já ficam habilitada. Os dois métodos são similares, e servem para importar um arquivo XML de NF-e para o Intellicash. A diferença é que na opção Capturar XML pela Chave o Intellicash consulta a página da Receita Federal (http://www.nfe.fazenda.gov.br) e realiza a consulta da chave, se estiver disponível no site da Receita Federal, o Intellicash monta o XML com as informações disponíveis no WebSite.

Para facilitar a localização da NF-e serão informados Razão social, CNPJ, Serie, Numero e Chave da NF-e.

Caso escolha Capturar XML pela Chave, será exibida a janela para informar a chave de consulta contida no DANF-e. Será preciso também informar o Captcha (imagem de validação).

Após importar o XML seja pelo arquivo ou pela chave, será iniciado o processo de importação, primeiramente será verificado se o Fornecedor já existe, caso não exista este será cadastrado automaticamente, em seguida é criada a Capa da NF com seus totais. Então será exibida uma interface com os itens da NF.

As informações contidas nessa interface são as mesmas que estão no arquivo XML. Para dar seqüência a importação é preciso que todos os itens sejam cadastrados ou associados a algum produto que esteja em seu cadastro. Para facilitar a identificação foi feito um esquema de cores:

• Vermelho: este significa que não foi encontrado nenhum produto no seu cadastro que tenha esse “Cód.Forn.” cadastrado para esse fornecedor. E no arquivo XML não veio o código de barras do item (aparentemente a NF está incorreta, é obrigatório o código de barras do item caso esse item possua, recomendado ligar para o fornecedor).
• Amarelo: este significa que não foi encontrado nenhum produto no seu cadastro que tenha esse código EAN ou “Cód.Forn.” cadastrado para esse fornecedor. Entretanto no arquivo XML veio o código de barras do item (normalmente um item novo ou o código de barras usado pelo fornecedor é o código de barras da caixa e não da unidade).
• Azul: este significa que foi encontrado um produto no seu cadastro que tenha esse “Cód.Forn.” cadstrado para esse fornecedor, entretanto o código de barras não veio no arquivo XML ou é não existe esse código no seu cadastro (normalmente esse o fornecedor usa o código de barras da embalagem com vários produtos, nesse caso a associação é feita pelo código interno).
• Verde: este significa que o código de barras contido no arquivo XML foi encontrado no seu cadastro.
• Preto: este significa que o produto foi identificado na base dedados, entretanto o produto está desativado.
• Roxo: este significa que o usuário forçou a identificação do produto, mesmo sem coincidência de Cód. Barras ou de Código de Fornecedor

A opção de Importar Coletor é utilizada caso tenha feito recebimento pelo Intellistock, pois irá exibir quais os produtos foram coletados para essa Nota Fiscal e permitirá associar os itens que serão lançados na NF com os itens devidamente recebidos.

Na janela de comparação exibirá do lado esquerdo os itens contidos no XML, e do lado direito serão exibidos os itens coletados. Nessa janela também são usadas cores para identificar a situação dos itens:

• Verde: Produto devidamente associado entre coleta e XML e cadastrado na base de dados.
• Amarelo: Produto associado pelo Código de barras entre coleta e XML, entretanto o produto não está cadastrado na base de dados. (poderá cadastrar tanto na janela anterior que exibe os itens do XML, como também poderá cadastrar pela janela do coletor clicando em Coletor…)
• Vermelho: Produto não associado entre coleta e XML. Caso confirme, prevalecerá os itens do XML.
• Roxo: Produto não associado, e que o código de barras coletado não consta na base de dados.
  

Na tabela do lado direito, o campo # XML exibe o número do item que está associado a ele no XML.

Para associar manualmente um item é preciso selecionar o item do lado direito e do lado esquerdo e clicar sobre o botão Associar que fica na parte inferior da janela.
Na parte inferior há uma terceira tabela que exibe os itens associados que estão selecionados para facilitar a comparação. No XML existem as informações Comerciais e as informações Tributárias, para alternar entre elas na comparação da tabela basta clicar com o botão direito do mouse sobre a tabela esquerda e selecionar a opção desejada.

Caso alguma associação esteja incorreta, é possível desassociar clicando com o botão direito do mouse sobre a tabela da direita e clicar em Desvincular.

O botão Coletor é usado para localizar a nota coletada ou importar do arquivo caso ainda não o tenha feito.

O botão Importar Coletor foi renomeado para Comparações pois permitirá tanto a comparação de nota e recebimento ou de nota e pedido de compra.

Foram incluídos os botões Pedido, Imprimir e Origem na interface de comparações. Além disso, o sistema irá adotar um botão de Legendas para explicar o significado de cada cor utilizada.

A importação de pedidos exibe a interface de busca de pedidos. Serão apresentados os pedidos de acordo com os filtros. Os itens apresentados serão aqueles cuja quantidade seja maior do que zero, havendo feita a subtração das quantidades de notas já comparadas com o pedido (recebimento parcial).

A importação de Coletas abre a seguinte interface:

Nessa janela, é mostrado o caminho da pasta onde são despejados os arquivos com a coleta das Notas Fiscais, para localizar uma coleta realizada em outra data, basta mudar a data e clicar em carregar. Para mostrar todas as notas coletadas nessa data, marque a opção Exibir Todas as Notas Coletadas
Na tabela de baixo, são exibidos os itens coletados para a Nota Fiscal, também utilizando o artificio de cores:

• Vermelho: Código de Barras não cadastrado na Base de Dados. (ao clicar com o botão direito do mouse são exibidas as opções para cadastrar, ou associar a um produto já cadastrado);
• Preto: Código de Barras cadastrado, porem desativado (ao clicar com o botão direito do mouse é possível ativar o produto);
• Sem alterar cor de fundo (zebrado em azul): produto OK;
  

Ao fechar a janela do coletor e de comparação, os itens devidamente associados pelo coletor serão automaticamente atualizados, colorindo de roxo, para mostrar que foi feita uma associação pelo usuário.

Nessa janela, ainda existem algumas opções para continuar o processo de importação:

• Cadastrar Novo: Essa opção deverá ser usada nas cores vermelha ou amarela. Irá aparecer a interface de cadastro de produtos. Caso o produto esteja em amarelo, o sistema irá sugerir o código de barras que veio no arquivo XML. Deve ser tomado cuidado para não cadastrar um item que já existe.
• Associar Cód. Fornecedor: Essa opção não deve ser usada nos produtos em Verde. Será usada para cadastrar um novo código de fornecedor a um produto já existente.
• Associar Cód. Barras: Essa opção não deve ser usada nos produtos em Verde. Será usada para cadastrar um novo código de barras a um produto já existente.
• Cadastro Produto: essa opção permite acessar o cadastro do produto, só está disponível para as cores verde, azul ou roxo.
• Ativar Produto: Essa opção só ficará disponível para produtos que estão desativados (cor preta), e tem a função de reativar o produto.
• Desassociar Cód. De Barras: Desvincula o código de barras do arquivo XML, sem alterar no cadastro do produto.
• Desassociar Cód. Fornecedor: Desvincula o código de fornecedor do arquivo XML, sem alterar no cadastro do produto.
• Forçar Identificação do Produto: O usuário deverá localizar o produto e esse produto será usado na entrada independente de código de barras ou código de fornecedor.
• Excluir Item: Será excluído o item do XML, para usar essa opção é necessário justificar o motivo da exclusão.

Quando há divergências entre quantidades e valores nos itens de nota e de pedido, é registrada a inconcistência que requer a verificação de algum usuário autorizado.

Uma notificação aparece na parte inferior da janela principal informando que há notas e pedidos confrontrados não resolvidos.

A interface de comparações também aparece logo após a comparação dos itens.

A interface de Divergências apresenta algumas opções de ações que podem auxiliar na correção das inconcistências entre o que foi pedido e o que foi faturado.

Em ordem, as opções disponíveis são:

• Receber: Recebe os itens selecionados ignorando as divergências;
• Receber Parcialmente: Recebe os itens considerando a diferença de quantidades. Neste caso, o item do pedido fica disponível para ser comparado com outra nota;
• Devolver Tudo: Emite nota de devolução com todos os itens;
• Devolver Selecionados: Emite a nota de devolução com os itens selecionados;
• Pedido Adicional: Gera um pedido adicional com a quantidades que faltaram na nota para completar a quantidade pedida;
• Agendamento de Verba: Executa um agendamento financeiro baseado na diferença de valores unitários multiplicados pela quantidade contida na nota. (Esse valor é uma sugestão inicial, mas pode ser alterada pelo usuário);

Para executar as operações de correção entre pedido e XML existem as permissões que habilitam a visualização e edição.