Cotação Intellicash

Ferramenta que permite ao supermercado criar e gerenciar cotações para a compra de produtos para o estabelecimento. Podendo inclusive disponibilizar na web.

Para verificar como funciona a cotação web acesse: Cotação Online

Para abrir esta ferramenta basta entrar no menu em:

Ao clicar nesta opção aparecerá a seguinte interface:

A aba ”Cotações” Lista as cotações de acordo com filtro na parte inferior da interface (Em Aberto, Fechadas, Descartadas). Por padrão esse filtro inicia como “Em Aberto”.

Nesta tela há os seguintes botões:

• Novo: Cadastra uma nova cotação. Ao clicar nesse botão será exibida uma outra interface para informar uma Descrição, Prazo para Fechamento, Prazo Desejado e a Taxa Financeira;
  1. Descrição: Uma descrição para identificar a cotação
  2. Prazo de Fechamento: Uma data prevista para fechar a cotação;
  3. Prazo Desejado: Um prazo para entregar os produtos após o fechamento;
  4. Taxa de Aplicação Financeira: Valor em porcentagem que será aplicado no valor do produto. Essa taxa é utilizada na hora de fechar a cotação e verificar qual fornecedor tem a melhor forma de pagamento). De acordo com a taxa financeira é possível verificar se compensa pagar o produto a vista com um preço menor ou com 30 dias.
• Alterar: Altera os dados da cotação como: Descrição, prazo de fechamento, Prazo Desejado e taxa financeira;
• Excluir: Exclui a cotação;
• Fechar: Para encerrar a cotação;
• Disponibilizar: Para disponibilizar online para os fornecedores fazem pela cotação web;
• Agrupar Cotações: Ao clicar no botão de agrupar cotações será aberta uma interface abaixo.

No grid superior temos as cotações disponiveis para agrupar e no inferior as cotações que já estão agrupadas. Para adicionar uma cotação ao agrupamento basta seleciona-la, clicar no botão ações e na opção agrupar selecionadas.

• Enviar e-mail: Envia e-mail para os representantes informado sobre a cotação (Esse botão só ficará habilitado se a cotação estiver diponível). Ao clicar nesse botão será exibida outra interface para selecionar os representantes que deseja enviar o e-mail.

Nessa interface é possivel localizar um representante, localizar um fornecedor, tanto a localização de representante quanto fornecedor podem ser feitas por nome ou documento. Também é possivel filtrar apenas representantes que tenham e-mail, além de poder cadastrar ou alterar um representante. Após selecionar os representante que deseja enviar e-mail, basta clicar no botão “Enviar”.
Na aba Configuração é possivel configurar o texto que será exibido no e-mail.

• Enviar Notificação: Envia notificação para o aplicativo de cotação web do representante informando a disponibilidade da cotação.

Para fazer o envio das notificações é preciso fazer as configurações de comunicação do serviço. Para isso basta ir no menu Gerenciamento → Configurações → Configurar Integrações IWS, sub-aba Notificação.

Nessa aba é que serão adicionados os itens para a cotação.

Nessa interface serão listados os itens que fazem parte da cotação, com seu código, descrição, QTDE Pedida (É a quantidade que deseja comprar), custo atual, seção e grupo.

Na parte inferior da tela há os seguintes botões:

• Inserir: Abre um interface para localizar um item no cadastro e insere na cotação;
• Item Genérico: Insere um Item Genérico na cotação, um item que não está cadastrado. Serve para fazer a cotação de um item que você não sabe a marca, por exemplo: Fazer uma cotação de arroz para uma cesta básica, e você que o mais barato possível, ai insere um item genérico com uma descrição ARROZ MAIS BARATO. Quando o fornecedor for fazer a cotação ao colocar o valor do produto ele precisa especificar qual produto é (Uma descrição para informar a qual arroz se refere aquele preço). Na hora de fazer o fechamento da cotação é preciso associar o Item Genérico a um produto cadastrado no sistema;
• Importar: Importa um arquivo de texto contendo o código de barras e a quantidade separados por ponto e virgula, virgula ou pipe (; , |);
• Excluir: Exclui um item da lista;
• Imprimir: Imprime a relação de Itens da cotação;
• Exportar: Exporta o código, descrição e a quantidade pedida dos itens para excel. Após salvar o arquivo o sistema pergunta se deseja enviar por e-mail;
• Lançamentos: Efetua o lançamento manual por fornecedor. Ao clicar nesse botão será exibida a interface abaixo.
  
  Nessa interface deve-se informar um fornecedor no campo “Novo Fornecedor” e um “Prazo”, este prazo é um prazo para pagamento. Ao inserir o fornecedor serão listados os itens no grid de baixo para que possa ser feita a cotação. Os únicos campos editáveis nesse grid é o Valor Final e a Qtde Mínima (A quantidade mínima é uma quantidade mínima que devera ser pedida para conseguir o preço cotado).

Na aba ”Resultado” será listado os fornecedores e seus valores cotados, classificando o ganhador. Nesta interface os resultados podem ser listados de duas formas, por Fornecedor ou por Item, para isso basta escolher na parte inferior como deseja listar.

Ao listar pela aba Fornecedores no Grid de cima será listados os fornecedores e ao selecionar um registro será exibido no grid de baixo os itens cotou o menor preço. Caso queira atribuir um item para outro fornecedor basta selecionar o item e clicar com botão direito sobre ele, aparecera uma interface com os fornecedores que cotarão o item para que seja escolhido, após escolher será pedida uma Justificativa para a troca de fornecedor (é obrigatório colocar uma justificativa se não o sistema irá ignorar a operação).

Nesta tela há os seguintes botões:

• Imprimir: Imprime os a relação dos dados listados na interface.
• Gerar Pedido: Gera os pedidos para cada fornecedor. Se a opção ”Exibir Perdido” estiver marcada o pedido será exibido após gerado.
• Erros de Lançamentos: Ao gerar uma cotação de compras o sistema disponibiliza um relatório que possibilita identificar possíveis erros de lançamentos nos valores. Quando clicado no botão erros de lançamentos os sistema exibira uma interface com o relatório.

Essa Interface conta com um filtro para fazer a comparação, que pode ser feita se baseando no ultimo custo do produto ou no segundo colocado na cotação (segundo menor custo cotado do produto), e também tem a porcentagem (%) que será aplicada para identificar os possíveis erros nos lançamentos.

No grid superior da interface serão exibidos os dados referentes ao produto como ”código de barras”, ”Descrição”, ”Ultimo Custo”, ”Custo Vencedor”, ”Segundo Colocado” (Segundo Custo Colocado) e a ”Diferença”. O campo Diferença será a diferença aplicada sobre os custos comparado, essa pode ser feita de duas forma:

1. Se o filtro Ultimo Custo estiver marcado , a diferença será o calculo da porcentagem informada sobre o ultimo custo, se esse valor for menor que a diferença entre o ultimo custo - custo vencedor o sistema exibira a diferença entre o ultimo custo e o custo vencedor.
2. Se o filtro Segundo Colocado estiver marcado, a diferença será o calculo da porcentagem informada sobre o custo vencedor, se esse valor for menor que a diferença entre o custo vencedor - segundo colocado o sistema exibira a diferença entre o custo vencedor e o segundo colocado.
   

Repare que na interface acima o registro que está selecionado o custo vencedor está maior que o segundo colocado e que no grid de baixo o fornecedor Pastifício Santa Amália está com a opção Forçado marcado, isso se da por que foi forçado a cotação desse item para ele, ou seja o vencedor foi o fornecedor que teve o menor custo mais foi forçado a cotação para outro fornecedor.

Para forçar um item para outro fornecedor basta clicar sobre o registro do item com botão direito do mouse, será exibida uma interface para escolher dentre os fornecedores que cotaram o produto, ao escolher um fornecedor o sistema irá abrir uma janela para que seja informado uma descrição (motivo) pelo qual está trocando o fornecedor vencedor. Se não for informada nem uma descrição a troca não será feita.

• Pedidos Gerados: Ao clicar neste botão será listados os pedidos gerados a partir da cotação.

A aba ”Não Cotados” Lista os itens que não foram cotados na cotação.

Nesta tela há os seguintes botões:

• Adicionar à cotação existente: Para adicionar os produtos à uma cotação ja existente;
• Adicionar à nova cotação: Para criar uma nova cotação com os produtos selecionados;

A aba ”Não Pedidos” Lista os itens que não foram pedidos.

Nesta tela há os seguintes botões:

• Adicionar à cotação existente: Para adicionar os produtos à uma cotação ja existente;
• Adicionar à nova cotação: Para criar uma nova cotação com os produtos selecionados;