Importação de NF

Importar: Para importar produtos para a nota fiscal, há varias maneiras de se fazer a importação.

Na janela de Nota Fiscal, o botão ”Importar” exibe as informações de importação para Nota Fiscal disponíveis no Intellicash:

No submenu ”Entrada” são exibidas as opções de importação disponíveis apenas para nota fiscal de entrada, e para isso é preciso lançar os dados da capa da Nota Fiscal. Disponiveis para entrada temos: Pedido, Coletor(Intellistock) e Recebimento.

No submenu ”Saida” temos a opção de importação de Orçamento de Venda, para disponibilizar essa opção é preciso lançar os dados da capa da Nota Fiscal.

A opção Cupom Fiscal, é utilizada para emitir Nota Fiscal a partir de cupons fiscais, que podem ser tanto para entrada como para saída, por isso é preciso lançar os dados da capa da Nota Fiscal.

As últimas opções, ”Importar XML” e ”Capturar XML pela Chave”, são métodos que independem da capa da Nota Fiscal, e por isso já ficam habilitados. Os dois métodos são similares, e servem para importar um arquivo XML de NF-e para o Intellicash. A diferença é que na opção ”Capturar XML pela Chave” o Intellicash consulta a página da Receita Federal (http://www.nfe.fazenda.gov.br) e realiza a consulta da chave, se estiver disponível no site da Receita Federal, o Intellicash monta o XML com as informações disponíveis no WebSite.

Para habilitar a opção ”Importar Pedido” é necessário antes, criar uma capa da nota, ou localizar uma nota que não esteja confirmada. Após isso ao clicar em Importação / Entrada / Pedido irá abrir a seguinte interface:

Nesta interface é necessário localizar um pedido para fornecedor (Geralmente são pedidos criados na interface de pedido para fornecedor ”Cadastros→Fornecedores / Pedido”), e nesta interface são listados todos os pedidos criados. Após selecionar um pedido aparecerá a seguinte interface:

Nesta interface basta confirmar os dados, ou se precisar alterar, apenas os campos ”Código” e ”Quantidade NF” podem ser alterados. Feito isso, basta clicar no botão ”Importar Produtos” e após isso os itens já estarão inseridos na nota fiscal de acordo com o campo ”Quantidade NF”.

A opção de ”Importar Coletor” é utilizada caso tenha feito recebimento pelo Intellistock, pois irá exibir quais os produtos foram coletados para essa Nota Fiscal e permitirá associar os itens que serão lançados na NF com os itens devidamente recebidos.

O botão Coletor é usado para localizar a nota coletada ou importar do arquivo caso ainda não o tenha feito.

Nessa janela, é mostrado o caminho da pasta onde são despejados os arquivos com a coleta das Notas Fiscais, para localizar uma coleta realizada em outra data, basta mudar a data e clicar em carregar. Para mostrar todas as notas coletadas nessa data, é necessário marcar a opção ”Exibir Todas as Notas Coletadas”. Na tabela de baixo, são exibidos os itens coletados para a Nota Fiscal, também utilizando o artificio de cores:

• Vermelho: Código de Barras não cadastrado na Base de Dados. (ao clicar com o botão direito do mouse são exibidas as opções para cadastrar, ou associar a um produto já cadastrado);
• Marrom: Código de Barras cadastrado, porem desativado (ao clicar com o botão direito do mouse é possível ativar o produto);
• Sem alterar cor de fundo (zebrado em azul): produto OK;

Nessa janela, ainda existem algumas opções para continuar o processo de importação:

• Cadastrar Novo: Essa opção deverá ser usada apenas em itens na cor vermelha. Irá aparecer a interface de cadastro de produtos.
• Associar: Para associar o item coletado a um produto cadastrado;
• Ativar Produto: Essa opção só ficará disponível para produtos que estão desativados (cor preta), e tem a função de reativar o produto.
• Excluir Item: Para excluir o item da importação da NF, para usar essa opção é necessário justificar o motivo da exclusão.

Após todos os itens estiverem tudo ok aparecerá a seguinte interface para indicar os valores e a tributação.

Nesta tela é necessário informar os valores dos produtos e a sua tributação nas tabelas corretamente para prosseguir e após isso basta clicar no botão ”Confirmar”. Feito isso os itens estarão inseridos na NF.

A opção de Importar do Recebimento é utilizada caso tenha feito recebimento pela ferramenta Recebimento de Mercadoria. Para isso é necessário criar a capa da nota, com as informações correspondente ao recebimento de mercadorias realizado. Feito isso ao escolher a opção de importar o sistema irá associar as informações da capa da nota com o recebimento de mercadorias e abrirá a seguinte interface:

Nesta interface é necessário a quantidade e a data que foi realizado o recebimento de mercadorias e após clicar em ”Localizar” o sistema irá buscar os dados referentes as informações preeenchidas. Após realizada as pesquisa basta selecionar a nota fiscal desejada e selecionar os itens que serão importados no checkbox ”Insere” e em seguida clicar no botão ”Inserir”, feito isso abrirá uma nova interface:

Nesta tela é necessário informar os valores dos produtos e a sua tributação nas tabelas corretamente para prosseguir e após isso basta clicar no botão ”Confirmar”. Feito isso os itens estarão inseridos na NF.

Ao oprtar pela opção de ”importação por orçamento”, antes é necessário criar uma nova nota, com natureza de saída. Feito isso ao clicar na importação por orçamento aparecerá a seguinte interface:

Nesta interface basta selecionar o orçamento desejado para fazer a importação dos produtos e após isso clicar no botão abrir. Feito isso os itens ja serão importados.

Ao optar pela opção de importação por cupom fiscal, antes é necessário criar uma nova nota, e em seguida preencher os dados da capa da nota e preencher o CFOP com o código ”5929 - Lançamento efetuado em decorrência de emissão de documento fiscal relativo a operação ou prestação também registrada em equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF”

Somente após criada a capa nota é necessário clicar no botão de importação e após isso aparecerá a seguinte interface:

Após isso é necessário escolher os cupons que serão importados e para isso basta localizá-los nessa interface preenchendo os campos na parte superior da tela.

Após localizados todos os cupons desejados irá abrir uma nova interface para confirmar os valores:

Nesta tela é necessário informar os valores dos produtos e a sua tributação nas tabelas corretamente para prosseguir e após confirmar. Feito isso os itens estarão inseridos na NF.

Ao escolher a opção Importar XML será exibido uma interface para buscar o arquivo XML. Escolha a pasta onde os arquivos enviados pelo fornecedor serão armazenados. Por exemplo (“C:\XML”).

Para facilitar a localização da NF-e serão informados Razão social, CNPJ, Serie, Numero e Chave da NF-e.

Caso escolha Capturar XML pela Chave, será exibida a janela para informar a chave de consulta contida no DANF-e. Será preciso também informar o Captcha (imagem de validação).

Após importar o XML seja pelo arquivo ou pela chave, será iniciado o processo de importação, primeiramente será verificado se o Fornecedor já existe, caso não exista este será cadastrado automaticamente, em seguida é criada a Capa da NF com seus totais. Então será exibida uma interface com os itens da NF.

As informações contidas nessa interface são as mesmas que estão no arquivo XML. Para dar seqüência a importação é preciso que todos os itens sejam cadastrados ou associados a algum produto que esteja em seu cadastro. Para facilitar a identificação foi feito um esquema de cores:

• Vermelho: este significa que não foi encontrado nenhum produto no seu cadastro que tenha esse “Cód.Forn.” cadastrado para esse fornecedor. E no arquivo XML não veio o código de barras do item (aparentemente a NF está incorreta, é obrigatório o código de barras do item caso esse item possua, recomendado ligar para o fornecedor).
• Amarelo: este significa que não foi encontrado nenhum produto no seu cadastro que tenha esse código EAN ou “Cód.Forn.” cadastrado para esse fornecedor. Entretanto no arquivo XML veio o código de barras do item (normalmente um item novo ou o código de barras usado pelo fornecedor é o código de barras da caixa e não da unidade).
• Azul: este significa que foi encontrado um produto no seu cadastro que tenha esse “Cód.Forn.” cadstrado para esse fornecedor, entretanto o código de barras não veio no arquivo XML ou é não existe esse código no seu cadastro (normalmente esse o fornecedor usa o código de barras da embalagem com vários produtos, nesse caso a associação é feita pelo código interno).
• Verde: este significa que o código de barras contido no arquivo XML foi encontrado no seu cadastro.
• Preto: este significa que o produto foi identificado na base dedados, entretanto o produto está desativado.
• Roxo: este significa que o usuário forçou a identificação do produto, mesmo sem coincidência de Cód. Barras ou de Código de Fornecedor

Nesta tela há os seguintes botões:

• Imprimir: para imprimir os dados do item;

• Importar Coletor: Para importar dados do coletor para conferir com os dados da NF. Ao selecionar esta opção aparecerá a seguinte interface:

Na janela de comparação exibirá do lado esquerdo os itens contidos no XML, e do lado direito serão exibidos os itens coletados. Nessa janela também são usadas cores para identificar a situação dos itens:

1. Verde: Produto devidamente associado entre coleta e XML e cadastrado na base de dados.
2. Amarelo: Produto associado pelo Código de barras entre coleta e XML, entretanto o produto não está cadastrado na base de dados. (poderá cadastrar tanto na janela anterior que exibe os itens do XML, como também poderá cadastrar pela janela do coletor clicando em Coletor…)
3. Vermelho: Produto não associado entre coleta e XML. Caso confirme, prevalecerá os itens do XML.
4. Roxo: Produto não associado, e que o código de barras coletado não consta na base de dados.
   
5. Cinza: Quantidades divergentes entre a nota e os itens importados.

Na tabela do lado direito, o campo # XML exibe o número do item que está associado a ele no XML.

Para associar manualmente um item é preciso selecionar o item do lado direito e do lado esquerdo e clicar sobre o botão Associar que fica na parte inferior da janela.
Na parte inferior há uma terceira tabela que exibe os itens associados que estão selecionados para facilitar a comparação. No XML existem as informações Comerciais e as informações Tributárias, para alternar entre elas na comparação da tabela basta clicar com o botão direito do mouse sobre a tabela esquerda e selecionar a opção desejada.

Caso alguma associação esteja incorreta, é possível desassociar clicando com o botão direito do mouse sobre a tabela da direita e clicar em Desvincular.

O botão Coletor é usado para localizar a nota coletada ou importar do arquivo caso ainda não o tenha feito.

A partir desta versão, notas com itens já lançados, quando acessadas as opções de Importar→Coletor ou Importar→Pedido exibirão a interface de importação e em seguida a interface de comparação. Caso a nota não tenha itens laçados, o itens serão importados diretamente para a nota.

Nesta tela há os seguintes botões:

1. Coletor: Para localizar um arquivo que foi exportado do coletor. Ao clicar neste botão aparecerá a seguinte interface:
   Nessa janela, é mostrado o caminho da pasta onde são despejados os arquivos com a coleta das Notas Fiscais, para localizar uma coleta realizada em outra data, basta mudar a data e clicar em carregar. Para mostrar todas as notas coletadas nessa data, marque a opção Exibir Todas as Notas Coletadas
   Na tabela de baixo, são exibidos os itens coletados para a Nota Fiscal, também utilizando o artificio de cores:
   
   • Vermelho: Código de Barras não cadastrado na Base de Dados. (ao clicar com o botão direito do mouse são exibidas as opções para cadastrar, ou associar a um produto já cadastrado);
   • Preto: Código de Barras cadastrado, porem desativado (ao clicar com o botão direito do mouse é possível ativar o produto);
   • Sem alterar cor de fundo (zebrado em azul): produto OK;
     
2. Associar: Para associar um produto do xml, à um produtodo do coletor que não está conferindo os dados, porém o usuário sabe que está correto;
3. Cancelar: Para cancelar a operação;
4. Ok: Para confirmar a operação;

• Cancelar: Para cancelar a operação;
• Ok: Para confirmar a operação;

Ao clicar com o botão direito do mouse sobre algum produto aparecerá as seguintes opções de acordo com seu status:

1. Cadastrar Novo: Essa opção deverá ser usada nas cores vermelha ou amarela. Irá aparecer a interface de cadastro de produtos. Caso o produto esteja em amarelo, o sistema irá sugerir o código de barras que veio no arquivo XML. Deve ser tomado cuidado para não cadastrar um item que já existe.
2. Associar Cód. Fornecedor: Essa opção não deve ser usada nos produtos em Verde. Será usada para cadastrar um novo código de fornecedor a um produto já existente.
3. Associar Cód. Barras: Essa opção não deve ser usada nos produtos em Verde. Será usada para cadastrar um novo código de barras a um produto já existente.
4. Cadastro Produto: essa opção permite acessar o cadastro do produto, só está disponível para as cores verde, azul ou roxo.
5. Ativar Produto: Essa opção só ficará disponível para produtos que estão desativados (cor preta), e tem a função de reativar o produto.
6. Desassociar Cód. De Barras: Desvincula o código de barras do arquivo XML, sem alterar no cadastro do produto.
7. Desassociar Cód. Fornecedor: Desvincula o código de fornecedor do arquivo XML, sem alterar no cadastro do produto.
8. Forçar Identificação do Produto: O usuário deverá localizar o produto e esse produto será usado na entrada independente de código de barras ou código de fornecedor.
9. Excluir Item: Será excluído o item do XML, para usar essa opção é necessário justificar o motivo da exclusão.