Exportação e Importação de Produtos

Esta ferramenta tem uma função que permite ao usuário exportar tabelas de produtos já cadastrados para os formatos Excel (*.xls) e Texto(*.txt) com a formatação “csv”. Além disso, é possível fazer o caminho inverso, ou seja, importar arquivos nestes mesmos formatos para sua base de dados, sendo restrito, evidentemente, aos dados já existentes em seu banco de dados. Sendo assim para que a importação seja executada com sucesso, é necessário que os dados estejam coerentes com os já cadastrados como, por exemplo, o fabricante, unidade, seção, grupo, etc. Outra característica importante é que o usuário poderá configurar a ordem em que as colunas serão lidas nos arquivos ou serão exportadas. Caso as ordens das colunas não estejam coerentes com os arquivos lidos, a importação não sucederá com sucesso.

Se na importação o código do produto ainda não estiver cadastrado no banco de dados, um novo produto será cadastrado com os dados da tabela, por isso é importante verificar a consistência dos dados da tabela.

Para abrir esta ferramenta basta entrar no menu em:

Ao clicar nesta opção aparecerá a seguinte interface:

Esta é uma caixa de opções que se diferencia entre as abas Importação e Exportação, onde para Exportar podemos selecionar tanto o formato “*.xls”, quanto o formato “*.txt”, enquanto que para Importar só podemos escolher um dos tipos de cada vez.

A opção de Exportar para Texto permite escolher o sinal separador de colunas, sendo eles, “;” ou “|”.

Na aba de Exportação podemos ainda definir se queremos carregar produtos Ativos, Inativos ou Ambos.

Caso não haja um Layout de Tabela configurado, uma mensagem é exibida: “Não há Layout de Exportação/Importação!”.

E em seguida vemos a aba de Configuração, que será a primeira aba, onde podemos criar os “Layouts” de importação e exportação. Estes “layouts” servem para definir a ordem de leitura dos campos nos arquivos a serem importados ou quais campos do banco de dados serão exportados.

Exemplo: Supondo que temos uma planilha do Excel com a seguinte configuração:

Neste caso devemos configurar as colunas de importação selecionando a aba Configuração e dentro dela a aba Importação. Então podemos criar um novo layout clicando no botão Novo.

A janela de configuração se abrirá conforme a imagem abaixo mostra.

Após darmos um nome ao nosso layout e definir se ele será padrão, ou seja, se ele será carregado preferencialmente sempre que eu abrir a ferramenta, podemos registrá-lo, e a partir deste ponto podemos inserir as colunas selecionando-as no box “Nome do Campo” e em seguida pressionando Adicionar.

A opção “Campo Editável” permite que edições sejam feitas na interface do software antes de fazer a importação.

O Índice das colunas é quem define a ordem em que estas aparecerão. O índice das colunas ainda não inseridas é mostrado no campo índice abaixo do nome das colunas. Podemos alterar o índice de uma coluna inserida utilizando as setas “para cima” e “para baixo” no canto superior direito da janela.

Além dos botões “Adicionar” e “Remover” podemos utilizar o facilitador clicando com o botão direito na tabela de campos onde termos três opções:

• Remover Todos: Remove todos os campos;
• Remover Seleção: Remove todos os campos selecionados;
• Adicionar Todos: Adiciona todos os Campos.

O campo “VAZIO” é muito importante para fazer importação de tabelas que possuem colunas que não fazem parte do nosso banco de dados. Como no exemplo acima, temos os campos CÓDIGO (1) que poderia ser um código de catálogo, e o segundo campo que se refere ao CÓDIGO de barras, fundamental para a importação de um produto. Neste caso, o primeiro campo “Código” não nos interessa e por isso, ao colocar uma coluna “VAZIO” em sua posição este campo será ignorado no momento da importação.

Podemos observar o mesmo com o campo “CODIGO (coluna A do Excel)”, , que não existe nos registros do sistema.

O Botão “Editar”, assim como o botão “Novo”, abrirá a janela de “Configuração de Tabelas” onde podemos fazer a devidas modificações utilizando os mesmos recursos disponíveis para se criar um novo layout.

A função deste botão (Dupl.) é permitir a reprodução de um Layout de Exportação na aba de Importação e vice-versa. O propósito é facilitar a troca de dados respeitando um determinado padrão. Sendo assim, quando duplicamos um layout de Importação, este mesmo layout estará disponível em Exportação, com o mesmo nome seguido do numero 1, indicando que se trata de uma cópia.

Esta função possibilita excluir um layout selecionado, logo que a mensagem de confirmação é aceita.

Para exportar uma tabela, uma vez que já temos configurado nosso layout de Exportação configurado, podemos carregar uma lista de produtos selecionando um filtro de produtos:

Podemos também definir o diretório onde será salvo o arquivo de exportação.

Os botões “Aplicar” e “Recarregar” fazem o mesmo papel de aplicar os filtros e recarregar a lista de produtos de acordo com as configurações.

Antes de Exportar podemos definir quais produtos serão exportados selecionando a coluna “Expt.” como mostra a figura abaixo:

Há ainda um facilitador de seleção que pode ser utilizado clicando com o botão direito na tabela onde teremos as opções Marcar Todas, Desmarcar Todas e Inverter Seleção.

O botão “Exportar” abrirá uma caixa de dialogo perguntando qual será o nome do arquivo a ser salvo e o diretório, que a princípio será o escolhido na barra Destino que se encontra na parte superior da janela de exportação.

Após termos configurado um layout de Importação e o formato do arquivo, podemos escolher um diretório de arquivo que será chamado quando clicarmos no botão Recarregar. Caso não tenha sido escolhido um arquivo especificamente, ao clicar em Recarregar a caixa de diálogo abrirá perguntado qual arquivo deseja-se abrir. Ao carregar o arquivo de importação a barra de “Origem” será limpa.

É fundamental que a configuração da tabela que escolhermos seja condizente com o arquivo que estamos importando, pois caso tenhamos uma coluna de “Preço” no arquivo e na configuração a coluna correspondente for de “Descrição”, por exemplo, o preço será carregado como a descrição do produto. No sentido oposto, quando temos uma coluna com um texto no arquivo e a coluna correspondente for uma coluna numérica como o preço o seguinte erro será disparado:

O que significa que um campo de texto tenta ser importado numa coluna de valor numérico. Para corrigir este problema é necessário que o usuário revise a ordem das colunas do arquivo e configure os índices do layout de acordo com esta ordem.