Alguns produtos têm necessidades de serem gerenciados em lotes, esses lotes possuem informações sobre sua fabricação e validade, e podem ser usados para aumentar o controle do estoque ou como ser uma obrigação da empresa, dependendo do seu ramo de atuação.
O lote tem como características as seguintes informações:

1. Identificação do lote;
2. Data de Fabricação;
3. Data de Vencimento.

Entretanto nem todos os produtos são controlados por lote, portanto ao cadastrar um produto deve-se informar produto a produto.

Para manter o sistema compatível com recursos já existentes, foi preciso criar uma configuração para informar se o controle de Lote será obrigatório ou meramente informativo.

Caso seja informativo, então nas operações de orçamento e de NF própria será permitido o usuário lançar as informações de lote para impressão nesses documentos. Porem sem nenhum tipo de rastreabilidade ou controle.
No caso de ser obrigatório, então toda operação de movimentação de estoque deverá ser informado o lote. As operações são:

• Inventário: operação básica para correção de estoque. Nessa operação será necessário informar o lote dos produtos tanto quantos foram inventariados.
• Nota Fiscal: No caso de Nota Fiscal que movimente estoque, deverá ser informado os lotes dos itens tanto para entrada quanto para saída, com algumas sutis diferença:
  1. NF de Saída - os lotes são sugeridos de acordo com a data de validade mais próxima;
  2. NF de Entrada – são solicitadas a digitação dos lotes e suas informações para todo item controlado por lote;
  3. NF de Devolução – são carregados os lotes dos documentos que deram origem a devolução, podendo o usuário alterar ou não;
  4. NF de venda originada em Orçamento/Pedido de venda – caso no orçamento tenha sido lançadas as informações sobre os lotes, essas informações serão imputadas automaticamente na NF.
  5. NF de Perda – caso a NF seja originada pela ferramenta de controle de perda, e tenha sido lançada as informações do lote, essas informações serão imputadas na NF automaticamente.
• Produção: Caso o produto seja produzido através de produção manual, ao ser apontado o final da produção o sistema sugere o número de lote automaticamente, de maneira sequencial acrescido do mês e ano da produção. Os insumos deverão ser apontados ao entrarem na ordem e produção, sendo importantes para os detalhes da ficha de produção.
• Produção Automática: produtos parametrizados dessa maneira não terão o lote controlado de maneira obrigatória, pois não possui entrada controlada de maneira a garantir as informações do lote;
• Outras operações: essa ferramenta de lançamento manual de ajuste de estoque sem documento fiscal deverá seguir a mesma regra da NF, exigindo a entrada das informações e lote na entrada e selecionar os lotes para saída;
• Venda no PDV: existem duas situações a serem parametrizadas
  1. Saída automática: nesse caso o lote será escolhido no momento da conferência de venda, sendo escolhido primeiramente os que vencem antes;
  2. Saída manual: nesse caso, será solicitado ao operador de caixa escolher o lote que está saindo a cada venda.
• Transferência interna: nas operações de transferência interna entre depósitos, o usuário deverá selecionar qual o lote que está sendo movido.

Além das operações, existem alguns pontos que requerem um cuidado especial:

• Início das operações com controle de estoque; Para o início das operações é preciso que seja feito um inventário para alimentar as informações dos produtos que são controlados por lote.
• Estoque negativo; Não será permitido ao item que é controlado por lote ficar com estoque negativo, mesmo que o usuário tenha permissão para isso.

Para começar a usar o controle obrigatório de lotes é preciso realizar algumas configurações. Primeiramente é preciso alterar a configuração “Produtos: Controle de Lote Obrigatório (26302)” para SIM (marcado). Essa configuração apenas diz que em caso de o item possuir lote é obrigatório sua informação em toda movimentação.

Caso existam produtos parametrizado para controlar lote, essa parametrização será desfeita e o usuário terá que refazer em todos os produtos. Por isso o sistema irá questionar se deseja continuar.

Após configurar para utilização do controle de lote como obrigatório, o usuário deverá acessar o cadastro de produtos e para aqueles que usam esse controle, localizar e marcar que são controlados por lote. Ao fazer isso será obrigatório informar os lotes do produto. O sistema irá automaticamente solicitar as informações dos lotes esse item, com caso não sejam preenchidas, o intellicash não aceitará a parametrização do item.

No cadastro do produto, será exibido se o produto é controlado por lote junto as informações de estoque.

Para configurar o produto de maneira que ele passe a ser controlado por lote é necessário clicar em alterar e selecionar a opção “Controlar Lote”. Ao salvar a alteração, será solicitado informar os lotes do produto.

Após lançar a quantidade de cada lote do produto, o Intellicash irá realizar a alteração no cadastro já computando os lotes do produto.

No cadastro de produtos, o campo “Última Dt Vencimento” não poderá mais ser alterada pois o vencimento do produto será vinculado ao lote, e apenas servirá para exibir o último vencimento vinculado ao lote do produto. Caso o produto não controle lote esse campo será vazio.

Na Aba Estoque, teremos a aba Lotes que irá informar as quantidades de cada lote, e suas respectivas quantidades informando inclusive as quantidades do lote que estão reservado em algum pedido de venda.

Na aba Históricos foi adicionada a aba Lote que exibe os lotes movimentados em um período de dados, e ao selecionar o lote, ao lado direito são exibidos os documentos responsáveis pela movimentação. Caso o movimento tenha sido acobertado por uma Nota Fiscal, então ao dar dois cliques, abrirá a NF em questão.

Inventário é o processo base para iniciar o controle por lote pois é preciso que o estoque físico esteja condizente com o informado pelo sistema. Como visto anteriormente para parametrizar um produto como “controlado por lote”, será necessário informar todos os lotes do produto, caso esteja divergente as quantidades do sistema com o físico, então o usuário não conseguirá informar os lotes corretamente, nesse caso será preciso realizar o inventário antes de parametrizar o produto. Entretanto haverá casos em que serão encontradas divergências entre o estoque físico e o sistema, essa divergência poderá ser em relação as quantidades ou em relação aos lotes, para ambos os casos, deverá ser realizado o inventário pois nesse processo são informados as Quantidades e os Lotes juntos garantir que tais informações andem em sincronia.

Para fazer o inventário, o Intellicash irá verificar se o item é controlado por lote, e caso seja, ao passar pelo campo de quantidade será aberta uma janela para ser informado os lotes e a quantidade de cada um, e ao final será calculado a quantidade total do item, não permitindo ao usuário informar a quantidade que um certo item possui, pois obrigatoriamente sua quantidade deverá ser o somatório dos lotes.

Após o item ser inserido no inventário, é permitido exibir os lotes lançados e até alterá-los desde que a soma de quantidade seja igual ao informado. Para recalcular a quantidade do produto inventariado é preciso reinserir o item. Caso o Inventário já esteja confirmado será possível apenas exibir, sem realizar alterações. Para exibir, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o item e escolher a opção.

Ao confirmar o inventário, será feito a verificação se alguma movimentação entre a data informada pelo inventário e a data atual causará inconsistência, e caso encontre, então não será permitido confirmar o inventário.

No caso do inventário com data retroagida, não irá retroagir os lotes, apenas as quantidades, ou seja, ao realizar a contagem no dia 10 de fevereiro, e informar o sistema que deverá retroagir o inventário para o dia 31 de dezembro anterior, o Intellicash irá realizar os cálculos para corrigir a quantidade do sistema em 31 de dezembro para que no dia 10 de fevereiro tenha a quantidade contada, entretanto o detalhamento dos lotes será do dia 10 de fevereiro.

Além da possibilidade de realizar inventários para correção do estoque e dos lotes, o usuário poderá também realizar a correção apenas dos lotes, caso tenha sido inseridos informações de lotes incorretas.
Para realizar o ajuste manual, o usuário deverá entrar no cadastro do produto, na aba Estoque, e Lotes. Será exibido a opção de Corrigir Lote Manualmente. Ao clicar nesse botão será aberto a janela abaixo.

Nessa janela, o usuário deverá informar a quantidade total a ser corrigida, e em seguida informar quais os lotes deverão entrar no estoque, e quais lotes deverão sair do estoque. O sistema irá validar se a quantidade de saida e de entrada é igual a quantidade total a ser corrigida.

Após informar esses lotes, o usuário deverá clicar em Confirmar para que seja feita a correção.

É importante frisar que esse procedimento não irá alterar a quantidade em estoque, apenas fará a saida dos lotes que estão incorretos e a entrada dos lote corretos.

Na nota fiscal de entrada, os lotes deverão ser informados de maneira livre, respeitando apenas as quantidades inseridas na NF, ou seja, a soma das quantidades dos lotes deve ser igual a quantidade lançada na NF.

Não será permitido confirmar uma NF sem que todos os itens da NF que controlam lote tenham sido devidamente informados.

Para informar os lotes o usuário poderá fazer de três maneiras:

• Na janela de importação da NF;
• Na janela de inserção manual da NF;
• Na aba itens da NF que não esteja confirmada.

Caso uma NF já tenha sido confirmada o usuário poderá alterar um lote desde que ele não tenha sido utilizado ainda, para isso deverá ser usado a aba de itens na NF.

A janela de importação de NF, foi adicionada a coluna Lote, que identificará os produtos que controlam lote, nesses itens, ao clicar com o botão direito será possível inserir as informações do lote.

Ao confirmar não será feita nenhuma validação, pois os lotes só serão obrigatórios para a confirmação da NF e existem outras janelas para inserir as informações.

A janela para inserção de item manual na NF o usuário poderá habilitar para solicitar as informações do lote ao inserir o item, para isso é preciso clicar com botão direito do mouse no painel que contém os campos e selecionar a opção “Solicitar Lote ao Inserir” (essa opção só estará disponível para quem controlar lote obrigatoriamente).

Na tela de NF, na aba Itens da Nota, poderá ser visto ao lado direito os lotes do produto selecionado. Caso a NF não esteja confirmada ou o lote ainda não tenha sido usado, é possível alterar os lotes do item clicando sobre o botão de edição

De maneira semelhante as NF de Entrada, as NF de Saída obrigatoriamente deverão possuir lotes para os itens parametrizados para controlar lote. Caso a NF seja originada por um orçamento (pedido de venda), então os lotes serão copiados para a NF. Caso não venha do orçamento, automaticamente será informado os lotes por ordem de vencimento, podendo o usuário alterar caso necessário.

Semelhante ao Orçamento, o usuário poderá escolher em uma lista os lotes disponíveis para a NF.
As informações dos lotes serão informadas no DANFe, na observação do item.

Ao fazer um orçamento (pedido de venda), automaticamente será designado os lotes com vencimentos mais próximos aos itens. Caso esteja parametrizado para reservar o estoque do pedido, então será reservado também o lote, não permitindo ser usado em outro orçamento enquanto não for descartado ou vencido o orçamento.

Caso um orçamento tenha excedido a sua validade e o usuário decida prorrogar o seu vencimento, então será feita a validação da disponibilidade dos lotes. Caso semelhante ocorrerá caso um orçamento tenha sido descartado e o usuário decida reativá-lo. Em ambos os casos será exibido uma mensagem para o usuário para avisar que os lotes alocados ao pedido serão excluídos.

Diferentemente do inventário e da NF de Entrada onde o usuário deverá digitar as informações do lote, no orçamento, tal qual a NF de Saída, será exibida uma lista de lotes com as quantidades disponível para serem selecionadas.

Nessa janela será validado se a quantidade digitada pelo usuário é inferior a quantidade disponível do lote, assim como também deverá ser inferior a quantidade do item no orçamento.

O orçamento ou pedido de venda pode inserir o lote dos itens para que ao transformar em NF a informação já seja preenchida, entretanto isso não é obrigatório. O usuário pode optar por fazer de maneira manual ou automática. Caso a configuração 26.402, Inserir lote automaticamente esteja habilitada, automaticamente ao inserir um item no orçamento serão alocados os lotes com data de vencimento mais proximas. O usuário poderá alterar usando a interface de Orçamento ou a de Controle de Orçamento.

Na interface de orçamento, caso a configuração 26.402 esteja habilitada, ao inserir um item já abrirá a janela com os lotes pré-selecionados de acordo com a data de vencimento, caso o usuário deseje, pode realizar a mudança dos lotes.

Caso a configuração 26.402 esteja desabilitada, então o orçamento não irá inserir o lote, e não irá abrir a janela solicitando ao usuário escolher qual lote deseja. Mas o usuário poderá selecionar o lote clicando com o botão do mouse sobre o item e escolher a opção Lote, caso o produto não seja controlado por lotes, a opção aparecerá desabilitada.

Para inserir o lote, o usuário deverá escolher dentre os lotes já cadastrados na janela abaixo.

A janela de Controle de Pedidos e Orçamento o usuário conseguirá visualizar os lotes e até mesmo alterar as informações.

Clicando sobre o item do orçamento com o botão direito do mouse, caso o item esteja parametrizado, será possível escolher a opção Lotes que abrirá a janela de seleção de lotes.