Alguns produtos têm necessidades de serem gerenciados em lotes, esses lotes possuem informações sobre sua fabricação e validade, e podem ser usados para aumentar o controle do estoque ou como ser uma obrigação da empresa, dependendo do seu ramo de atuação.
O lote tem como características as seguintes informações:

1. Identificação do lote;
2. Data de Fabricação;
3. Data de Vencimento.

Entretanto nem todos os produtos são controlados por lote, portanto ao cadastrar um produto deve-se informar produto a produto.

Para manter o sistema compatível com recursos já existentes, foi preciso criar uma configuração para informar se o controle de Lote será obrigatório ou meramente informativo.

Caso seja informativo, então nas operações de orçamento e de NF própria será permitido o usuário lançar as informações de lote para impressão nesses documentos. Porem sem nenhum tipo de rastreabilidade ou controle.
No caso de ser obrigatório, então toda operação de movimentação de estoque deverá ser informado o lote. As operações são:

• Inventário: operação básica para correção de estoque. Nessa operação será necessário informar o lote dos produtos tanto quantos foram inventariados.
• Nota Fiscal: No caso de Nota Fiscal que movimente estoque, deverá ser informado os lotes dos itens tanto para entrada quanto para saída, com algumas sutis diferença:
  1. NF de Saída - os lotes são sugeridos de acordo com a data de validade mais próxima;
  2. NF de Entrada – são solicitadas a digitação dos lotes e suas informações para todo item controlado por lote;
  3. NF de Devolução – são carregados os lotes dos documentos que deram origem a devolução, podendo o usuário alterar ou não;
  4. NF de venda originada em Orçamento/Pedido de venda – caso no orçamento tenha sido lançadas as informações sobre os lotes, essas informações serão imputadas automaticamente na NF.
  5. NF de Perda – caso a NF seja originada pela ferramenta de controle de perda, e tenha sido lançada as informações do lote, essas informações serão imputadas na NF automaticamente.
• Produção: Caso o produto seja produzido através de produção manual, ao ser apontado o final da produção o sistema sugere o número de lote automaticamente, de maneira sequencial acrescido do mês e ano da produção. Os insumos deverão ser apontados ao entrarem na ordem e produção, sendo importantes para os detalhes da ficha de produção.
• Produção Automática: produtos parametrizados dessa maneira não terão o lote controlado de maneira obrigatória, pois não possui entrada controlada de maneira a garantir as informações do lote;
• Outras operações: essa ferramenta de lançamento manual de ajuste de estoque sem documento fiscal deverá seguir a mesma regra da NF, exigindo a entrada das informações e lote na entrada e selecionar os lotes para saída;
• Venda no PDV: existem duas situações a serem parametrizadas
  1. Saída automática: nesse caso o lote será escolhido no momento da conferência de venda, sendo escolhido primeiramente os que vencem antes;
  2. Saída manual: nesse caso, será solicitado ao operador de caixa escolher o lote que está saindo a cada venda.
• Transferência interna: nas operações de transferência interna entre depósitos, o usuário deverá selecionar qual o lote que está sendo movido.

Além das operações, existem alguns pontos que requerem um cuidado especial:

• Início das operações com controle de estoque; Para o início das operações é preciso que seja feito um inventário para alimentar as informações dos produtos que são controlados por lote.
• Estoque negativo; Não será permitido ao item que é controlado por lote ficar com estoque negativo, mesmo que o usuário tenha permissão para isso.

Para começar a usar o controle obrigatório de lotes é preciso realizar algumas configurações. Primeiramente é preciso alterar a configuração “Produtos: Controle de Lote Obrigatório (26302)” para SIM (marcado). Essa configuração apenas diz que em caso de o item possuir lote é obrigatório sua informação em toda movimentação.

Caso existam produtos parametrizado para controlar lote, essa parametrização será desfeita e o usuário terá que refazer em todos os produtos. Por isso o sistema irá questionar se deseja continuar.

Após configurar para utilização do controle de lote como obrigatório, o usuário deverá acessar o cadastro de produtos e para aqueles que usam esse controle, localizar e marcar que são controlados por lote. Ao fazer isso será obrigatório informar os lotes do produto. O sistema irá automaticamente solicitar as informações dos lotes esse item, com caso não sejam preenchidas, o intellicash não aceitará a parametrização do item.

No cadastro do produto, será exibido se o produto é controlado por lote junto as informações de estoque.

Para configurar o produto de maneira que ele passe a ser controlado por lote é necessário clicar em alterar e selecionar a opção “Controlar Lote”. Ao salvar a alteração, será solicitado informar os lotes do produto.

Após lançar a quantidade de cada lote do produto, o Intellicash irá realizar a alteração no cadastro já computando os lotes do produto.