Documentação de software

Serão definidos alguns termos de utilização do frente de caixa:

• PDV: EasyCash, frente de caixa.
• Sangria: retirada de dinheiro do PDV para o Caixa Empresa / pagamento de contas do retaguarda em dinheiro através do frente de caixa.
• Suprimento: entrada do dinheiro no PDV vindo do Caixa Empresa / recebimento de contas do retaguarda através do frente de caixa.
• POS: alternativa ao TEF dedicado (maquinas de validação por discagem).
• TEF: Transferência Eletrônica de Fundos, usado para cartões e validação de cheques.
• FPG: Forma de Pagamento.

Usando as definições acima, iremos explicar a utilização do sistema de frente de caixa(PDV).

O frente de caixa é usado principalmente para fazer vendas e também consegue fazer recebimentos/pagamentos de contas do retaguarda.

Portanto são descritas as operações realizadas pelo PDV, e como devem ser feitas:

• Vendas : processo de venda de mercadoria através de Cupom Fiscal mediante forma de recebimento escolhida pelo cliente.
• Pagamentos: através do botão Pagamentos do EasyCash, o frente irá acessar uma tela semelhante ao do pagamento do retaguarda e permitirá que o usuário selecione as contas a serem baixadas (no frente de caixa será dado entrada como Sangria em dinheiro).
• Recebimentos: através do botão Recebimentos do EasyCash, o frente irá acessar uma tela semelhante ao do recebimento do retaguarda, selecionando o cliente o sistema permitirá que o usuário selecione as contas a serem baixadas (no frente de caixa será dado entrada como Suprimento na forma escolhida).
• Trocar Cheques: qualquer troca de cheque que não for vinculado a uma compra, deverá ser feito como um suprimento e uma sangria, pra identificar a entrada e a saída de dinheiro do caixa, deverão ser grampeados o cheque e os comprovantes de suprimento e de sangria.
• Troco de FPG sem troco: caso seja autorizado devolver troco para uma FPG que por padrão não permita troco, deverá ser feito uma sangria no valor do troco, e identificar no comprovante de sangria, o numero do cupom que gerou esse troco, o valor pago pelo cliente, e a FPG.

As formas de pagamento serão agrupadas:

• Dinheiro (Dinheiro / Sangria /Suprimento)
• Cheque (Cheque a vista(todo cheque datado com a data da compra))
• Cheque pré (Cheque pré-datado(todo cheque datado com a data maior que o dia da compra))
• Convenio (Caracteriza convenio toda a forma de pagamento em que o devedor passa a ser um terceiro, que não seja nem o cliente nem o supermercado. Criando exceção para cartões de credito e debito, onde apesar de ser um terceiro se enquadra no item Cartões)
• Funcionários (São clientes que tem os valores descontados no salário, as compras são permitidas mediante autorização / vale compras)
• Clientes (São clientes que pagam posteriormente Crediário)
• Cartões
  • Cartão de Crédito (Todos os tipos de cartão de crédito (TEF) / Todos os tipos de cartão de crédito (POS))
  • Cartão de Débito (Todos os tipos de cartão de débito (TEF) / Todos os tipos de cartão de débito (POS) / Todos os Cartões de alimentação (TEF) / Todos os Cartões de alimentação (POS))
• Outros (Nesta forma entram as formas de Recebimento como Vale Troca, Troca de Mercadoria)

O responsável pelo fechamento digitará apenas os totais de cada FPG que foram conferidos dos caixas em Gerenciamento → Financeiro → Tesouraria → Movimento dos PDVs. Nesta tela o usuário irá selecionar a Data do fechamento, PDV, Operador e Turno do caixa a ser digitado.

Para fazer a conferência basta ir em Gerenciamento → Financeiro → Tesouraria → Fechamento de Caixa. Nesta tela o usuário irá selecionar a Data do fechamento, PDV, Operador e Turno do caixa a ser conferido.

O sistema mostrará o Valor Digitado (campo Valor), Valor do Sistema (campo Valor Sis.) e Diferença (campo Diferença). Caso haja alguma diferença na FPG, o usuário poderá acessar a tela de detalhes dando um duplo clique na FPG em questão.

Na tela de detalhes o programa mostrara os detalhes de cada forma de pagamento, haja vista que todos os níveis serão totalizados, os níveis de detalhamentos serão:

- Dinheiro

Tipo(venda,sangria,suprimento)
  Cupom(numero do cupom)

- Cheque

Banco(Itaú, Real, Brasil, etc)
	Cliente (nome do cliente),Cupom(numero do cupom),Cheque(numero do cheque)

- Cheque Pré

Banco(Itaú, Real, Brasil, etc)
	Cliente(nome do cliente),Cupom(numero do cupom),Cheque(numero do cheque)

- Convenio

Empresas (nome das empresas conveniadas)
	Cupom (numero do cupom)

- Funcionários

Funcionários (Nome do Funcionário)
	Cupom (numero do cupom)

- Clientes

Clientes (Nome do cliente)
	Cupom (numero do cupom)

- Cartões - Cartão de Crédito

	Operadora (Visa, Máster, etc)
		Cupom (numero do cupom)

- Cartão de Débito

	Operadora (Visa Electron, Rede Shop, etc)
		Cupom (numero do cupom)

- Outros

Tipo(vale troca, troca de mercadoria)
  Cupom(numero do cupom)

Caso haja diferença, os valores poderão ser remanejados para a forma de pagamento correta selecionando o cupom, clicando com o botão direito do mouse e selecionando a opção Remanejar….

Para fazer a confirmação parcial dos caixas basta clicar no botão OK. Logo após a confirmação parcial o botão Confirmar ficará hablitado no canto inferior esquerdo da Tela. Para confirmar em definitivo clique em Confirmar.

Nos detalhes da forma de recebimento do cheque no Fechamento de Caixa existem campos que exibem os dados do cheque no grid que mostra os cupons.

Também existe a possibilidade de alterar os dados de um cheque selecionado. Para fazer isto basta selecionar um cheque, clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção Alterar Cheque….

Na tela de alteração o usuário poderá alterar o Banco, Agência, Conta, Número, Dt. Vencimento e Emitente do Cheque.

Algumas falhas foram detectadas e assim criadas formas de corrigir essas exceções (do ponto de vista do sistema):

Obs1.: só será permitido troco em dinheiro Obs2.: toda venda do tipo carteira deverá entrar para algum cliente, caso não seja cadastrado, a compra deverá ser lançado para o funcionário que autorizar a venda.

Soluções para problemas encontrados:

(1) o sistema permitirá remanejar os cupons para a forma de pagamento correta e pedira os dados quando necessário.

(2) Com o documento de cancelamento em mão, será possível cancelar o cupom no fechamento.

(3) O recebimento deverá ser feito através do botão Recebimento do EasyCash.

(4) Diferença ocorrida por troco errado, normalmente valores insignificantes, que poderá ser ajustado, desde que seja dentro de um valor pré-estipulado

(5) Cliente simplesmente não pagar a compra, será qualificado como perda, a compra será excluída do financeiro, produto será baixado do estoque como perda. (necessário numero do cupom, ou alguma forma de identificar-lo)

(6) Troco de outra forma de recebimento, será dado sempre em dinheiro, e caso não seja registrado, no movimento da compra, deverá ser feita uma sangria e identificar como sendo troco do cupom X forma de pagamento X.

(7) Em caso de não permitir troco, esse valor será feito uma sangria, como visto no item (6), e poderá ser incluído no valor bruto e no troco do cupom

(8) Caso de perder comprovante do funcionário, será conferido se o funcionário teve vale-compra aprovado e isso irá compensar a falta do comprovante físico.

(9) Poderá redirecionar a sangria do vale dinheiro para comprovar que o funcionário retirou o dinheiro.

1. Puxar Movimento do dia Ao finalizar o turno do Caixa no EasyCash o sistema já importa os dados do fechamento (se não vier fazer a reimportação na tela de conferência de vendas).

2. Digitar totais por forma de pagamento Somar os totais do fechamento de cada turno por operador, agrupados por forma de pagamento. Digitar esses totais no sistema por turno (Digitação).

3. Conferir totais Será apresentada uma interface com os totais puxados pelo sistema e os totais digitados, para conferir pode-se obter mais detalhamento dando dois cliques em cada forma de pagamento, até chegar a forma mais detalhada que seria por cupom (Conferência).

4. Ajustar diferenças Caso tenha alguma diferença do real e do sistema, deverão ser apuradas essas diferenças, de forma que cada cupom seja remanejado para a forma correta em que foi pago. Caso a diferença não seja corrigida por meio do remanejamento, este poderá lançar uma correção de caixa.

5. Confirmar caixa por turno Confirmar quando tiver certeza que está tudo correto. Pois o processo de estorno é custoso, uma vez que toda movimentação financeira feita posterior e que tenha algum vinculo com o fechamento, deverá ser estornado manualmente antes.

6. Lançar Movimento do dia Após confirmar todos os turnos, é feito o lançamento financeiro, para concretizar o fechamento, esse lançamento poderá ser feito turno por turno, ou agrupados vários turnos do mesmo dia.

Através do botão Recebimento do EasyCash o frente irá acessar uma tela semelhante ao do recebimento do retaguarda, selecionando o cliente o sistema permitirá que o usuário selecione as contas a serem baixadas.

Após a baixa os valores informados irão entrar no caixa como suprimento nas respectivas formas selecionadas.

Para visualizar os recebimentos no retaguarda basta acessar Gerenciamento → Financeiro → Tesouraria → Fechamento de Caixa, selecionar a Data do fechamento, PDV, Operador e Turno do caixa a ser visulizado e clicar no botão Recebimentos.

O sistema irá mostrar uma tela com os valores recebidos, os agendamentos/espécies/cupons correspondentes ao recebimento.

Ao acessar a tela de detalhes dando um duplo clique na FPG em questão o sistema mostrará os recebimentos em Negrito e o campo PG marcado.

Outra tela que conseguiremos visualizar os recebimentos se encontra em Gerenciamento → Relatórios → Gestão Financeira → Acompanhamento Fechamento de Caixa. Nesta tela tem uma coluna chamada recebimentos que mostra o total de recebimentos e se desejar visualizar detalhes basta clicar com o botão direito do mouse e clicar em Recebimentos.

Foi adicionada a possibilidade de se fazer a sangria em cheque no EasyCash possibilitando assim o seu controle no fechamento de caixa.

Quando a sangria for feita no EasyCash o mesmo ira solicitar quais cheques terão sua sangria efetuada e logo após a conclusão já irá enviar estes cheques selecionados para o retaguarda.

Na tela de confirmação do fechamento de caixa o cheque com sangria aparecerá em vermelho e se clicar com o botão direito do mouse o sistema dara a opção Detalhes Financeiros… (para verificar onde está o cheque no retaguarda) e a opção Cancelar Sangria… (para cancelar a sangria no fechamento de caixa antes do caixa ser confirmado parcialmente).

O sistema também irá fornecer a opção para que se faça a sangria de um cheque na tela de confirmação do fechamento do caixa. Para realizar está operação basta selecionar o cheque que deseja fazer a sangria, clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção Mudar Cupom para Sangria…*.

No fechamento de caixa foi feito o tratamento da Recarga de Celular, onde a mesma foi separada do Suprimento e criada uma nova categoria chamada Recarga de Celular dentro dos detalhes financeiros da forma de recebimento Dinheiro.

Ao realizar a confirmação geral do fechamento de caixa o sistema irá lançar o valor feito da Recarga de Celular em uma conta a receber já baixada com o centro de custo informado na configuração 6403 - Centro de Custo Recarga de Celular, alimentando assim os relatórios do sistema (contas e caixas - detalhes financeiros, contas a receber, centro de custos, acompanhamento de fechamento de caixa e formas de recebimento ECF).

No fechamento de caixa foi feito o tratamento do Correspondente Bancário, onde o mesmo foi separado do Suprimento e criada uma nova categoria chamada Correspondente Bancário dentro dos detalhes financeiros da forma de recebimento Dinheiro.

Ao realizar a confirmação geral do fechamento de caixa o sistema irá lançar o valor feito do Correspondente Bancário em uma conta a receber já baixada com o centro de custo informado na configuração 6603 - Centro de Custo Correspondente Bancário, alimentando assim os relatórios do sistema (contas e caixas - detalhes financeiros, contas a receber, centro de custos, acompanhamento de fechamento de caixa e formas de recebimento ECF).