Sistema de fidelização de clientes através da troca de pontos acumulados por descontos ou prêmios.

Interface de cadastro e alteração do processo de aquisição e resgate de pontos.

Pode ser acessada em:

A tela principal possui três abas:

1) Pontuação: Configuração da aquisição de pontos;
2) Resgate: Configuração dos resgates;
3) Histórico: Histórico tanto das pontuações quanto dos resgates cadastrados, mas que não estão mais ativos.

A aquisição de pontos poderá ser por Valor ou por Produto. A troca do tipo de aquisição é realizada por meio do combobox “Forma de aquisição de pontos”, conforme a figura abaixo:

Antes de se realizar qualquer cadastro, recomenda-se muita atenção a Data de encerramento, pois é ela quem define o período de vigência do programa. Se ela estiver vazia, conforme a figura anterior, significa que o programa estará vigente por tempo indeterminado. Nada impede, no entanto, de se definir uma data após o programa estar em execução no estabelecimento. Importante atentar-se também que, caso seja definido a data atual para o encerramento, todas as aquisições serão encerradas no EasyCash (os pontos adquiridos serão setados como perdidos no relatório, zerando a pontuação dos clientes).

Somente é permitido um programa e tipo de aquisição de pontos por vez, ou seja, caso esteja obtendo pontos por “Valor” e tentar modificar para “Produto”, o sistema irá pedir para encerrar. Se estiver também obtendo pontos por “Valor Fixo” e trocar para “Intervalo de Valor”, o sistema irá pedir para encerrar um programa e abrir outro, como mostra a imagem:

O sistema não permite inserir valores repetidos e nem pontos repetidos. Todos os pontos devem ser inteiros, não permitindo pontos fracionados.

As regras de pontuação respeitam o valor líquido do cupom, por exemplo, suponha um sistema de valor fixo, onde o valor do cupom acima de R$50,00 recebe 2 pontos e acima de R$100,00 recebe 3 pontos, caso o cupom tenha valor bruto de R$101,00, mas tenha um desconto de R$2,00, o valor líquido do cupom será de R$99,00 recebendo para este caso somente 2 pontos.

Neste modo, o cliente acumulará pontos quando atingir, em um único cupom, um determinado valor fixo ou se enquadrar a um intervalo de valores definido, conforme descrito abaixo:

• Intervalo de Valores:

Neste modo, cadastra-se um intervalo, por exemplo, em uma compra entre R$50,00 a R$100,00, o cliente receberá 10 pontos de bônus. Note que, o valor de R$100,00 é o teto máximo. Acima deste valor, o cliente ainda levará os 10 pontos, mas este não será dividido pelo valor da venda como acontece no item abaixo.

• Valor Fixo:

Neste modo, somente se o cliente realizar uma compra acima do valor configurado, receberá o total de pontos, por exemplo, em compras acima de R$100,00 o cliente ganhará 10 pontos. Lembrando que para este caso, se o valor for de R$300,00, o cliente ganhará 30 pontos, pois o valor da venda é dividido pelo valor setado para pontuação.

A cada vez que é modificada o tipo, é mostrado no lado direito da tela, a interface para inserir novos dados no tipo selecionado, conforme grifado em vermelho nas imagens.

Caso o usuário queira alterar o valor, basta selecionar o registro no grid com o mouse, clicar no botão “Alterar”, na tela, os campos mostrados em vermelho na imagem anterior serão preenchidos com os valores do grid, basta efetuar a alteração e em seguida clicar em “Incluir”. O respectivo registro será modificado. Esta mesma operação ocorre na aba de resgate.

Caso o usuário queira excluir um registro, basta selecionar o registro no grid com o mouse e em seguida, clicar no botão “Remover”. O sistema irá pedir confirmação da ação. Esta mesma operação ocorre na aba de resgate.

A aquisição por produtos é utilizada para alavancar determinados produtos individuais ou todos pertencentes a uma seção, marca, etc.. A figura abaixo apresenta a tela inicial do cadastro de pontos pela aquisição de produtos:

Inicialmente, se escolhe o total de pontos que os produtos selecionados concederão aos clientes no campo “Pontos”. Todos os produtos inseridos em sequência carregarão a quantidade de pontos previamente inserida neste campo. Os produtos podem ser inseridos individualmente ou por atributos, ou seja, todos de uma determinada marca, seção, tributação, etc. No primeiro caso, basta preencher o campo “Código ou descrição do Item”. Caso mais de um produto seja encontrado, será aberta a seguinte janela para inserção do(s) produto(s) desejado(s):

Para se inserir todos os produtos de uma determinada marca, por exemplo, basta preencher os campos “Tipo”, “Categoria” e clicar em “Incluir”, como a imagem abaixo:

Nesta aba, ao clicar no botão alterar, será aberta a seguinte janela, onde pode-se alterar o valor de pontuação do produto selecionado:

Há a possibilidade de se cadastrar um fator multiplicador de pontos para alguma forma de pagamento. O fator multiplicativo foi criado com o objetivo de “alavancar” o pagamento em algum tipo de forma que possa fidelizar o cliente junto ao estabelecimento. Para se inserir uma forma de pagamento, é necessário marcar a caixa de seleção “Permite fator de multiplicação”, clicar na forma de pagamento desejada e em seguida clicar em “Incluir”, conforme a imagem:

Note que o fator = 1 é neutro. Não é permitido fator = 0.

Para a aquisição de pontos, foram adicionadas três permissões, por questão de segurança, conforme descrito abaixo:

• Encerrar programa de aquisição de pontos por Valor:

• Encerrar programa de aquisição de pontos por Produto:

• Trocar tipo de programa de aquisição de pontos por Valor (Fixo ↔ Intervalo):

O sistema sempre computa a seguinte regra:

Então imagine que exista a seguinte regra de entrada:

Além disso suponha que as formas de pagamento Cliente e Cartão X possuam fator de multiplicação igual a 1,75 e 2,44, respectivamente.

Então foi passado um cupom de R$616,90 sendo 100,00 em Cliente e R$516,90 no Cartão X. Aplicando a regra acima temos que para o cupom de R$616,90 o cliente irá acumular 10 pontos. Então como o sistema calcula os pontos de cada forma de pagamento pelo fator de multiplicação? Basta aplicar o seguinte cálculo:

Lembrando que o sistema sempre irá arredondar o valor final da pontuação de cada forma de pagamento.

Ao efetuar o cadastro de algum programa de pontuação, o sistema validará se existe alguma forma de resgate em vigência, caso não tenha, o usuário será questionado, conforme a imagem:

Lembrando que só é permitido dois programas de resgate em paralelo, ou seja, se tivermos um programa de resgate com encerramento com data futura e um programa de encerramento com data em aberto, somente o último terá pontos de resgate acumulados. Embora, caso o primeiro seja por “Prêmio”, por exemplo, a retirada de prêmios ainda poderá ser realizada até a data de encerramento do programa em questão. Esta regra foi estabelecida para facilitar o controle dos resgates por parte do cliente e também para simplificar para o estabelecimento o rastreio dos descontos e prêmios.

O resgate pode ser feito de duas maneiras, por valor ou por prêmio e ambos devem ser previamente cadastrados na interface. Segue:

Neste modo, cadastra-se um determinado valor que o cliente terá como desconto no frente de caixa, caso a aquisição de pontos atinja a quantidade de pontos configurada. Ao configurar vários registros, o frente de caixa sempre irá pegar o maior intervalo que caiba dentro dos pontos disponíveis.

Vale lembrar que para este tipo de resgate em específico, no frente de caixa, o sistema não permite resgatar um desconto maior que o cupom, por exemplo, suponha que o cliente possua 24 pontos e as condições de resgate são:

Se o valor do cupom for, por exemplo, R$5,49 então o sistema não aceitará resgatar o desconto de 20 pontos, pois o valor do desconto é maior que o valor do cupom.

Neste modo, cadastram-se os produtos que o cliente terá direito a resgatar, caso atinja a pontuação configurada. Lembrando que é possível cadastrar várias pontuações e, para cada uma, ter direito a um dos produtos dentre os vários cadastrados.

Para a aquisição de pontos, foram adicionadas duas permissões, por questão de segurança, conforme descrito abaixo:

• Encerrar programa de resgate por Valor:

• Encerrar programa de resgate por Prêmio

É possível configurar o frente de caixa, para que uma vez identificado o cliente no cupom fiscal, possa emitir um alerta para o operador sobre a proximidade da data de encerramento do programa de resgate vigente. Para que isso ocorra, deve-se acessar:

Sendo aberta a seguinte janela:

Após a mudança desta informação, deve-se exportar a configuração para o frente de caixa, para que o valor seja atualizado.

Pode ser acessada pelo mesmo caminho da configuração anterior, abrindo a seguinte tela:

O compartilhamento de pontos se trata do somatório de pontos acumulados nas empresas para resgate.

Por exemplo, suponhamos que na EMPRESA 1 tenha um programa de pontuação(entrada e saída de pontos) diferente do programa de pontuação da EMPRESA 2:

EMPRESA 1
ENTRADA: Por Intervalo de Valores
SAÍDA: Por Desconto
EMPRESA 2
ENTRADA: Por Valor Fixo
SAÍDA: Por Prêmio

Então o cliente acumulou 10 pontos na EMPRESA 1 e 08 pontos na EMPRESA 2.

Com a configuração de multiempresa (compartilhamento de pontos) habilitada, teremos:

Cliente consegue resgatar na empresa 01 por desconto o equivalente a 18 pontos
Cliente consegue resgatar na empresa 02 por prêmio o equivalente a 18 pontos

Com a configuração de multiempresa (compartilhamento de pontos) desabilitada, teremos:

Cliente consegue resgatar na empresa 01 por desconto o equivalente a 10 pontos
Cliente consegue resgatar na empresa 02 por prêmio o equivalente a 8 pontos

Ou seja, em ambos os casos o resgate só pode ser feito naquele tipo (Desconto ou Prêmio) que sua empresa está cadastrada.

Nesta aba, foi adicionado um resumo das formas de aquisição de pontos e resgate que já foram encerradas, permitindo o usuário visualizar os dados dos registros que já estiveram em vigor, segue:

• Aba Pontuação:

• Aba Resgate:

Interface de resgate de prêmios levando em consideração os pontos acumulados pelo cliente.

Pode ser acessada em:

Irá abrir a seguinte tela:

Analisando o procedimento a ser realizado nesta, teremos:

1) Busca do cliente: O cliente pode ser buscado por nome ou CPF/CNPJ. Caso encontre mais de uma ocorrência relacionada ao nome digitado, uma segunda tela será exibida para que se possa escolher o cliente correto. Caso o cliente possua pontos acumulados, será exibido em “2” os produtos disponíveis. Caso não possua, um alerta será exibido informando que o cliente não possui pontos disponíveis. Note que há uma divisão entre os totais de pontos acumulados por valor e por produto. O saldo de pontos será exibido proporcionalmente ao saldo adquirido nos respectivos tipos de programas vigentes.

2) Produtos disponíveis para resgate dos pontos: Todos os produtos cadastrados para premiação serão exibidos nesta área. Ela possui dois filtros, sendo o primeiro aplicado pela descrição ou código EAN do produto e o segundo filtro, pelo total de pontos. Ao limpar o filtro (clicar em “Limpar”), todos os produtos voltarão a ser exibidos. Ao selecionar um produto, deve-se clicar em “Incluir” para que possa ser inserido na área 3. Ao incluir um produto, será exibida uma pequena janela para que se possa inserir a quantidade desejada.

3) Produtos escolhidos para a premiação do cliente: Todos os produtos escolhidos serão exibidos nesta área, podendo ser removido ou ter a quantidade alterada a qualquer momento. O total de pontos a ser abatido do cliente é exibido no canto inferior direito da tela. Há ainda a possibilidade de se descartar todas alterações (botão “Limpar”), limpando a tela para o usuário sem nenhum registro em banco de dados. Para registrar a operação, basta clicar em “Finalizar”. O sistema validará o total abatido com o total disponível para o cliente, barrando o processo, caso o total a ser retirado ultrapasse o total de pontos acumulados do cliente.

Após finalizar um resgate, é possível localizá-lo e reapresentá-lo na tela novamente. Para isso, basta clicar no botão “Localizar (F9)”. Ao clicar, a seguinte tela será apresentada:

Nesta tela, os filtros de data (“Início e Término”) são obrigatórios. Os demais, opcionais. O filtro “Situação” possui o seguinte entendimento: Estornado = Resgates que foram estornados, ou seja, não houve emissão de nota fiscal e os pontos foram devolvidos ao cliente.

Finalizado = Dado baixa nos pontos do cliente, porém estão pendentes de nota fiscal.

Efetuado = Nota fiscal emitida.

Todos = Não filtra por situação.

Após encontrar e escolher um resgate, ao clicar em “OK” os dados do mesmo serão apresentados na tela principal do resgate de pontos, adicionando um pequeno painel contendo a situação e o número do resgate, tal qual a figura abaixo, à esquerda:

Para estornar um resgate, o mesmo deverá estar na situação “Finalizado”, ou seja, pendente de nota fiscal. Inicialmente deve-se localizar e abrir um resgate já finalizado. Ao abrir o resgate na tela principal, o botão “Estornar (Ctrl + E)” será habilitado. Ao clicar no botão, a permissão de usuário “PONTUAÇÃO → Estornar Resgate” será validada e o estorno será realizado. Basicamente, o estorno criará uma nova aquisição para o cliente com o total de pontos do estorno. Nos relatórios constará que o resgate foi estornado e a nova aquisição, indicada que foi proveniente de um estorno:

Uma vez efetuado o procedimento do item anterior, deve-se gerar uma nota fiscal de bonificação, para que seja dada baixa no estoque do referido item. Para que isso ocorra, deve-se acessar:

Uma vez na tela, deve-se efetuar o filtro pela data, localizar o resgate de pontos lançado e em seguida clicar em “Gerar NF”. Para este tipo de procedimento, o CFOP recomendado é o 5910 (Remessa em bonificação, doação ou brinde).

Esta opção tem como objetivo viabilizar um resgate de pontos em forma de desconto ao cliente quando o EasyCash estiver sem acesso ao sistema de retaguarda, já que o resgate por valor é realizado diretamente no frente de caixa. Porém nada impede de que seja utilizada com o sistema on-line também. Ao trabalhar on-line, o EasyCash detectará a existência de um ticket pendente e priorizará a utilização do mesmo. No entanto, ao trabalhar off-line, os tickets só serão efetivados quando a conexão for reestabelecida.

Se o cliente selecionado possuir saldo em pontos para resgate em Valor, a aba “Valor - Contingência” será aberta. Na área “Desconto”, insere-se o valor do desconto (campo “Desconto”) ou o total em pontos (campo “Pontos”). Ao preencher o campo “Pontos” o campo “Desconto” será calculado automaticamente e vice-versa. Por padrão, a data de vencimento (campo “Vencimento”) foi definida em 1 dia, podendo ser alterada mediante a permissão “PONTUAÇÃO: Alterar Vencimento Ticket”. Após preencher os dados, basta clicar em “Inserir” que o par “Desconto-Pontos” será apresentado na área “Resgate”.

Para que o ticket seja finalizado e registrado no banco de dados, clica-se no botão “Finalizar(F2)“ . Uma mensagem será apresentada questionando se deseja imprimir o ticket ou não:

Ao clicar em “Sim”, uma tela com as configurações de impressão será aberta e, após fechada, a janela principal será limpa. Ao clicar em “Não”, a tela será limpa imediatamente. Para impressão, recomenda-se utilizar uma impressora térmica não fiscal tipo POS, devido ao leiaute padrão do ticket.

Uma vez impresso o ticket, estará pronto para ser utilizado no EasyCash, lembrando que é de extrema importância que o ticket seja retido pelo estabelecimento após sua utilização, uma vez que, sem conexão com o sistema de retaguarda, não é possível identificar se o mesmo já foi utilizado ou não. Enquanto o ticket não for utilizado (“Finalizado”) e recebido pelo IntelliCash (“Efetuado”), os pontos do cliente ficarão retidos para utilização em novos resgates. No entanto os relatórios irão mostrar o total de pontos, pois não foram utilizados ainda.

Após ser utilizado no EasyCash e recebido pelo IntelliCash, o ticket estará na situação “Efetuado”.

Em qualquer situação, é possível reimprimir um ticket. Para tanto, clica-se em “Localizar(F9)“ e, utilizando os filtros da janela de busca, se obtém o ticket desejado.

Ao clicar em “Ok”, os dados serão exibidos na janela principal. O código do ticket e sua situação será apresentada em um pequeno painel ao lado dos botões de controle:

Caso queira imprimir o ticket, basta chamar o atalho ou clicar no botão “Imprimir(F11)“.

Por fim, é possível descartar um ticket com a situação “Finalizado”, ou seja, que ainda não tenha sido utilizado no frente de caixa, podendo estar vencido ou não, bastando para isso localizar, abrir na tela principal e clicar no botão “Descartar(Ctrl + D)“. Uma vez descartado, os pontos respectivos ao ticket serão “desbloqueados” para o cliente.