Documentação de software

Orçamento é um documento auxiliar de venda, sem validade fiscal, ele só se transformará em documento fiscal ao ser confirmado, nesse caso deve ser exportado para cupom fiscal caso não tenha associado a um cliente e para nota ou cupom caso tenha um cliente identificado. Para criar um orçamento basta acessar o orçamento ou localizar o cliente para quem deseja fazer o orçamento, ir até a aba Orçamento.

Para abrir esta ferramenta basta entrar no menu em:

Ao clicar nesta opção aparecerá a seguinte interface:

Para localizar um orçamento é preciso clicar no botão localizar ou pressionar a tecla F3, será aberta outra tela onde é possível localizar qualquer orçamento daquele agente, podendo filtrar por período e situação do orçamento.

1. Localizar: Ao ser chamado por dentro do orçamento do cliente ela vem com campo cliente já preenchido e então basta localizar apenas orçamento deste cliente, já pela interface de orçamento ela vem com campo cliente em branco e permite localizar orçamento de um determinado cliente informado o nome dele, ou marcando a opção ”Consumidor”, neste caso irá mostrar somente os orçamentos feitos para consumidor, ou ainda pode aplicar sem informar o cliente e sem marcar a opção consumidor e o sistema ira listar todos os orçamentos na situação e período escolhido. Se informado algum valor no campo ”Número do Orçamento” o sistema irá tentar localizar um orçamento que tenha aquele número, independente dos demais filtros da interface.

Clicando com botão direito do mouse sobre o botão aplicar tem a opção ”Aplicar ao Entrar”. Essa opção quando estiver marcada, ao entrar na interface o sistema já irá efetuar o clique do botão aplicar, com o intervalo padrão de sete dias e com as opções de filtro da situação que o usuário havia deixado da última vez que utilizou essa interface.

2. Novo: Abre um novo orçamento. Ao clicar com botão direito do mouse sobre este botão será exibida duas opções:

• Duplicar Orçamento: Essa opção duplica o orçamento que estiver aberto.
• Mesclar Orçamentos: Ao escolher está opção será exibida uma outra interface para selecionar os orçamentos que deseja mesclar, ao selecionar os orçamentos e clicar em salvar o sistema ira criar um novo orçamento com os itens dos orçamentos selecionados e ira descartar os orçamentos selecionados.

3. Excluir: Ao clicar no botão excluir o sistema altera o status para DESCARTADO. Clicando com botão direito sobre este botão existe a opção de ”Excluir Todos”, ao clicar nesta opção o sistema irá descartar todos os orçamentos pendentes.

4. Imprimir: Imprime o orçamento e após imprimi-lo é exibida uma mensagem ”Orçamento Impresso Corretamente? O orçamento não poderá mais ser alterado!”.

Ao clicar com botão direito do mouse sobre este botão será exibida algumas opções como:

• Enviar por E-mail: Se estiver marcado o sistema vai abrir uma tela para salvar o orçamento no formato PDF em seguida abrirá a tela para adicionar o e-mail e o assunto.

• Pré visualizar: Se estiver marcado o sistema irá exibir o orçamento antes de imprimir.
• Escolher Impressora: Se esta opção estiver marcada ao mandar imprimir será exibida uma tela para selecionar a impressora na qual será impresso, caso não esteja marcado o sistema irá pegar a impressora padrão.
• Configurar: Abre uma interface para configurar o layout de impressão do orçamento.

5. Associar: Este botão permite associar um orçamento do sistema à um cliente cadastrado, para isso após clicar neste botão basta informar o CPF/CNPJ ou pressionar F3 para selecionar um cliente;

Ao tentar fazer a associação de um cliente que se encontra bloqueado o sistema irá exibir a seguinte mensagem:

6. Primeiro: Vai para o primeiro orçamento.

7. Anterior: Se estiver em um orçamento que não seja o primeiro ele volta um, caso não tenha um orçamento aberto ele vai para o primeiro registro.

8. Próximo: Se não estiver no último orçamento ele vai para o próximo, caso não tenha um orçamento aberto ele vai para o último.

9. Último: Vai para último orçamento.

10. Origem: Mostra de onde veio o orçamento (Pode ter originado de uma duplicação de outro orçamento ou de uma mesclarem de vários orçamentos.)

11. Destino: Mostra qual foi o destino do Orçamento, Nota Fiscal / Cupom Fiscal e qual documento originou a partir desse orçamento.

12. Número: Exibe o número do orçamento.

13. Vendedor: Nesse campo deve ser informado o código do vendedor que está efetuando a venda. Caso não saiba qual é o código basta pressionar a tecla para baixo no campo, o sistema irá abrir uma lista com os vendedores cadastrados.

14. Data: Exibe a data de criação do Orçamento.

15. Validade: Exibe a data de Validade do Orçamento. Esse campo pode ser alterado. Caso entre nesse campo e faça alguma alteração ao sair do campo o sistema irá perguntar se deseja alterar a data de validade do orçamento.

16. Presença: para indicar como foi feita essa operação, se foi realizada pessoalmente ou por algum meio de comunicação como internet, telefone, etc.

17. Exibir apenas itens em Estoque: Se estiver marcado ao listar os itens na busca, só serão listados os itens que possuem estoque disponível.

18. Localizar pelo Código: Se essa opção estiver marcada ao digitar um código no campo de localizar produtos, o sistema ira completar esse código até 13 ou 14 dígitos dependendo de como o cliente trabalhe e localizar o produto por esse código. Caso não esteja marcado o sistema ira localizar tudo que contenha esse código.

19. Solicitante: para informar quem solicitou o orçamento, se é um cliente ou um autorizado do cliente;

20. Código: Neste campo que é localizado o produto para inserir no orçamento. Esta localização pode ser feita tanto pelo código de barras do produto quanto pela descrição. Se for inserido o código e o sistema não encontrar o produto será exibida uma interface com todos os produtos que contem aquele código, podendo ser feita uma nova busca nessa interface ou escolhendo um dos itens listados e clicando em OK. O mesmo acontece com a descrição, porém quando for localizar pela descrição o sistema sempre irá exibir a interface de busca para localizar o produto.

21. Pr. Unit.: Ao localizar um produto se a configuração de ”ID 6001 Orçamento: Permitir alterar preço unitário” estiver como “SIM” o cursor do mouse será direcionado para esse campo para que seja informado o valor unitário do produto. Esse campo vem com o preço do cadastro ficando a critério do usuário se deseja alterar ou não, se a configuração estiver como “NÃO” o cursor será direcionado para o campo Qtde. Ao exportar um orçamento para nota fiscal ou cupom fiscal que tenha tido alteração no preço unitário o sistema se comportará da seguinte maneira:

• Cupom Fiscal: Se o preço tiver sido alterado para mais (valor maior que o valor do cadastro) ao passar o orçamento no caixa o sistema irá fazer a diferença do valor do produto no orçamento menos o valor cadastro e jogar essa diferença como acréscimo. Se o preço tiver sido alterado para menos (valor menor que o do cadastro) ao passar o orçamento no caixa o sistema irá fazer a diferença do valor do produto no orçamento menos o valor cadastro e jogar essa diferença como desconto.
• Nota Fiscal: Se o preço tiver sido alterado para mais (valor maior que o valor do cadastro) ao passar na nota fiscal o sistema irá vender no mesmo preço do orçamento, não vai fazer a diferença e jogar para acréscimo. Se o preço tiver sido alterado para menos (valor menor que o do cadastro), neste caso tem uma configuração de “ID 6802 Nota Fiscal: destacar desconto em orçamento” se esta configuração estiver como “SIM” o sistema irá jogar a diferença do preço do orçamento menos o preço do cadastro no campo desconto na capa da nota, se estiver como “NÃO“ o sistema irá vender no preço colocado no orçamento sem informar o desconto.

22. Qtde: Deve ser informada a quantidade que será vendida do item, ao lado do campo será exibida a sigla da unidade do produto, se é UN, KG, M, etc.

23. Saldo: Será informado o saldo disponível do produto em estoque.

24. Subtotal: Será informado o subtotal do orçamento, que é o preço unitário x a quantidade.

25. Inserir: Ao clicar no botão será inserido o item no orçamento. Caso a configuração de ”ID 3101 Somente vender com estoque” estiver como “SIM“ e o item não contenha estoque disponível para quantidade do orçamento, será exibida uma mensagem informando que não há disponibilidade em estoque, mostrando a quantidade disponível do item e a quantidade reservada, disponibilizando uma opção de ir para o cadastro do produto para desreservar uma quantidade reservada para outro orçamento. Se optar por “SIM“ mais não for feita nenhuma alteração no cadastro do produto, ao sair da tela de cadastro o item continuará sem a quantidade disponível para a pedida no orçamento, então exibirá uma mensagem perguntando se deseja inserir o item mesmo assim. Se for colocado que “NÃO“ deseja ir para o cadastro de produtos o sistema exibirá também a mensagem perguntando se deseja inserir o item mesmo assim.

26. Nesse grid será exibido os itens inseridos no orçamento. Destacar-se-ão em cores diferentes os itens de devolução e os itens que não possuem quantidade em suficiente em estoque.

• Itens na cor amarela: São os itens que foram inseridos no orçamento mais não possuem quantidade disponível;
• Itens na cor vermelha: São os itens de devolução;
• Itens na cor preta: São os itens normais do orçamento;

27. Nesse grid será exibido um pré agendamento financeiro para este orçamento. Este pré-agendamento não é obrigatório ser usado e caso seja utilizado:

• Nota fiscal: o sistema irá puxar este pré-agendamento para o financeiro da nota (Neste caso após confirmar a nota fiscal);
• Cupom fiscal: o mesmo será sugerido na hora do fechamento do cupom fiscal (Neste caso após imprimir o cupom fiscal será feito o financeiro).

28. Observação: Ao clicar sobre a descrição “Observação:“ será aberto um campo de texto para digitar uma observação para o orçamento.

29. Será exibida a observação cadastrada para o orçamento.

30. Excluir Item: Exclui o item do orçamento.

31. Desconto Item: Ao clicar neste botão será exibida uma interface onde será aplicado o desconto nos itens.

Nesta interface pode-se informar o desconto individual para cada item em porcentagem(%) ou valor(R$) ou então pode-se aplicar uma porcentagem ou valor de desconto para todos os itens.

32. Devolução: Abre uma interface para inserir o item de devolução.

Para inserir o item basta digitar o código ou a descrição do item, informar a quantidade e o valor caso seja diferente do valor do cadastro. De acordo com a devolução feita o orçamento pode apresentar as seguintes características:

• Orçamento com valor Positivo - Total de vendas é maior que o valor da devolução: Se a configuração de ID 3103 estiver configurada o seu pré-agendamento financeiro será um lançamento no valor da devolução na forma de pagamento configurada e os demais lançamentos no valor restante nas formas que forem escolhidas, caso contrário o pré-agendamento financeiro será o total de vendas na forma escolhida. No final do processo será gerado o financeiro no valor líquido (total de vendas - devolução);
• Orçamento com valor Nulo - O Total de vendas é igual ao valor da devolução: Se a configuração de ID 3103 estiver configurada o seu pré-agendamento financeiro será um único lançamento no valor da devolução na forma de pagamento configurada, caso contrário o pré-agendamento financeiro será no total de vendas na forma escolhida. Neste caso o valor gerado do financeiro será nulo.
• Orçamento com valor negativo - O Total de vendas é menor que o da devolução: Se a configuração de ID 3103 estiver configurada o seu pré-agendamento financeiro será um único lançamento no valor total da venda na forma de pagamento configurada e no final será gerado um crédito no valor da diferença (devolução - total de vendas), caso contrário o pré-agendamento financeiro será no total da venda na forma de pagamento escolhida e no final será gerado um troco.
• Orçamento somente com devolução - Neste caso ao confirmar o orçamento será gerada uma nota fiscal de devolução e a partir desta nota é lançado o financeiro gerando um crédito.

33. Precificação Manual: Será exibida uma interface para fazer o lançamento do Desconto/Acréscimo manualmente.

Para fazer as alterações de desconto ou acréscimo basta editar os campos valor, Markup, Desconto ou Desconto Porcentagem. Nessa tela também é possível alterar as quantidades para isso basta alterar o coluna Qtde.

34. Formas Pg.: Ao clicar neste botão será exibida uma interface para fazer o pré-agendamento do financeiro do orçamento.

• 34.1. Permite a seleção do autor do orçamento. Podendo ser o próprio ou o autor cadastrado para este agente (Ex: Filho, Esposa).
• 34.2. Lista os itens do orçamento.
• 34.3. Lista as formas de cobrança cadastradas no sistema.
• 34.4. Lista os planos de crediário permitidos de acordo com a forma de cobrança.
• 34.5. Exibe o número de parcelas de acordo com a forma de cobrança e o plano de crediário escolhido. Dependendo da escolha permite ser alterada.
• 34.6. Exibe o status do dia Fixo de acordo com a forma de cobrança e o plano de crediário escolhido. Dependendo da escolha permite ser alterada.
• 34.7. Exibe o intervalo de acordo com a forma de cobrança e o plano de crediário escolhido. Dependendo da escolha permite ser alterada.
• 34.8. Exibe o Acréscimo de acordo com a forma de cobrança e o plano de crediário escolhido. Dependendo da escolha permite ser alterada.
• 34.9. Exibe o status com Entrada de acordo com a forma de cobrança e o plano de crediário escolhido. Dependendo da escolha permite ser alterada.
• 34.10. Exibe o Sub Total do orçamento.
• 34.11. Exibe o desconto do orçamento.
• 34.12. Exibe o acréscimo do orçamento.
• 34.13. Exibe o total do orçamento. (Somando o acréscimo e subtraindo o desconto).
• 34.14. Ao clicar no botão Lançar será exibida uma nova interface para verificar as parcelas a serem lançadas.

Após fazer o lançamento na interface anterior será exibida a interfaca abaixo para se necessário alterar o valor das parcelas e alterar o vencimento. Ao clicar no botão Confirmar será exibida uma outra interface para selecionar as formas de pagamento que serão passadas no frente de caixa. Caso clique no botão Cancelar o sistema cancelará todo o processo.

Na interface abaixo será selecionado as formas de pagamento (Espécies). Ao clicar no botão OK será concluído o pré-agendamento financeiro.

35. Confirmação:

Se todos os produtos tiverem quantidade suficiente o sistema irá verificar como está a configuração “7001 Orçamento: Ao confirmar exportar para…” esta configuração pode conter 3 valores:

• Nota Fiscal: Se essa opção estiver marcada o sistema irá abrir uma interface para escolher o modelo e CFOP da nota, em seguida irá carregar a nota fiscal com os dados do orçamento só para o usuário confirmá-la;
• Cupom Fiscal: Se essa opção estiver marcada o sistema irá inserir os dados do orçamento em uma tabela para que o mesmo possa ser importado pelo frente de caixa. Neste caso no frente de caixa basta aperta a tecla Ctrl + F9 será exibida uma tela para localizar o orçamento pelo número, ao localizar o orçamento e clicar em ok o sistema exibirá uma tela com os dados do financeiro pré agendado permitindo ao usuário alterar. Ao confirmar será emitido o cupom fiscal;
• Perguntar: Se estiver para perguntar será exibida uma interface para o usuário escolher entre as opções acima Nota Fiscal / Cupom Fiscal e em seguida efetuará o precesso de acordo com sua escolha.

36. Devolução: Exibe o total de devolução do orçamento.

37. Sub Total: Exibe o total dos itens mais o total de devolução.

38. Desc. Item: Exibe o total de desconto aplicado nos itens.

39. Desc. Total: Exibe o total de desconto aplicado no valor total do orçamento.

40. Total: Exibe o valor final do orçamento, já com os descontos e a devolução.

41. Ao clicar com botão direito do mouse sobre o label ”Desc. Total” o sistema irá exibir um menu com duas opções de desconto:

• Desconto Total: Ao clicar nesta opção o sistema abrirá uma tela para digitar um valor (R$) que será aplicado no valor total do orçamento.
• Desconto Total (%): Ao clicar nesta opção o sistema abrirá uma tela para digitar um valor (%) que será aplicado no valor total do orçamento.

42. Exibe o status do orçamento (Pendente, Impresso, Descartado, Vencido, Confirmado).

43. Exibe o nome do vendedor selecionado no orçamento.

44. Auditoria do Orçamento: Ao clicar no botão de auditoria será aberta uma interface com as ações ocorridas no orçamento, como, a hora em que foi feita e o usuário responsável pela ação.

45. Canal: Canal é um campo utilizado para identeificar qual foi o meio que o cliente utilizou para chegar até a loja e efetuar a compra. É aquela pessoa que indica a empresa para o cliente estar realizando a compra.

46. Importar Produtos: Ao clicar sobre o botão “Importar” o sistema irá abrir uma janela para usuário localizar o arquivo de texto que contenha os códigos e as quantidades dos produtos, em seguida irá importar para dentro do orçamento os itens do arquivo.

Lista de Configurações Relacionadas ao Orçamento

A partir desta vesrão, quando um item do orçamento é dependente de um vasilhame para ser vendido, será solicitado o Ticket de entrega do vasilhame. Caso não exita, haverá a opção de vender ou empresatar. No caso da venda os vasilhames entrarão na lista de itens do orçamento. No caso do empréstimo, será emitido um ticket de empréstimo. Esses lanaçmento de emprestimo e recebimento de vasilhames podem ser acompanhados pela interface de Estoque→Controle de Vasilhames→Painel de Consultas